Un écart d'inventaire est la différence constatée entre la quantité théorique enregistrée dans le système et la quantité réellement comptée lors d'un inventaire. Il peut être positif ou négatif et signale presque toujours un défaut de processus plutôt qu'une simple erreur de comptage.
Ce que montrent les inventaires réels menés dans Substock. Sur 391 écarts constatés lors de campagnes d'inventaire, voici la cause effectivement enregistrée par les équipes au moment du comptage :
Autrement dit, près de trois écarts sur quatre sont des problèmes de localisation ou de déclaration, pas des pertes sèches. Le vol, sur lequel se concentre l'essentiel de la littérature, représente un écart sur deux cents.
Échantillon : 391 écarts issus de 25 campagnes d'inventaire, 3 564 lignes comptées, 7 organisations. Relevé du 26 juillet 2026.
L'écart d'inventaire se mesure en unités, en valeur et en pourcentage de lignes justes (taux d'exactitude). Ce dernier indicateur est le plus parlant : un stock à 98 % de lignes exactes est exploitable, un stock à 75 % ne permet plus de décider sans aller vérifier.
Les causes se répartissent en quatre familles : les sorties non déclarées (matériel pris sans bon de sortie), les erreurs de saisie (mauvaise référence, mauvaise quantité), les mouvements non tracés (transfert entre sites, prêt entre équipes) et les pertes réelles (casse, vol, péremption). Seule la dernière famille est une perte sèche ; les trois autres sont des défauts d'organisation réparables.
Un écart positif mérite autant d'attention qu'un écart négatif : il signale souvent une réception saisie deux fois ou une sortie imputée à la mauvaise référence.
Un outil porté manquant à l'inventaire se révèle être sur un chantier, pris sans déclaration. L'écart était réel, la perte non. Sans motif enregistré au moment de l'ajustement, les deux cas se ressemblent et deviennent indistinguables.
