Foire aux questions

En trois temps. Vous créez un espace de travail gratuit, vous reprenez votre parc — import Excel ou CSV, import assisté par IA depuis vos bons de livraison et factures, ou saisie directe — puis vous déclarez vos dépôts, chantiers et véhicules avant d’affecter le matériel.

Comptez une demi-journée pour obtenir un premier périmètre réellement exploitable. Le détail des reprises de données : import de masse Excel et CSV et import assisté par IA.

Le paramétrage se compte en heures ; l’étiquetage du parc, en jours. Pour deux cents équipements, prévoyez quelques jours d’étiquetage, impression comprise — c’est la partie qui se sous-estime dans les plannings, pas le logiciel.

La méthode qui tient : démarrer sur un dépôt ou une famille d’actifs, puis étendre. Attendre un inventaire exhaustif avant la première utilisation est le meilleur moyen de ne jamais démarrer.

Non. Substock s’utilise dans un navigateur, sur ordinateur, tablette et smartphone. L’application est installable sur l’écran d’accueil : elle se lance alors comme une application classique, sans passer par un store et sans service informatique. Voir l’application web installable.

Oui, aux formats XLSX et CSV. L’import crée ou met à jour les articles, signale les doublons et reprend votre stock initial. Pour les documents fournisseurs — bons de livraison, factures, commandes — l’import assisté par IA lit le document et propose les lignes, ce qui évite la ressaisie.

Détail : import de masse, import IA.

Par ce qui coûte cher quand il disparaît : le matériel durable, suivi à l’unité. Les consommables viennent ensuite, et se reprennent plus vite parce qu’ils se comptent en quantités, pas en historiques.

Le tableur reste un bon outil de reprise initiale : exportez-le, nettoyez-le, importez-le. C’est la mise à jour quotidienne à plusieurs qu’il ne sait pas faire — voir Excel ou logiciel dédié.

Pour le suivi, oui. Un tableau partagé ne dit pas qui a pris quoi ni quand, n’alerte pas sur un seuil, et se désynchronise dès que deux personnes le modifient le même jour.

Substock conserve l’historique par équipement, applique des droits par rôle, et fonctionne depuis le chantier. Le tableur garde son intérêt pour l’analyse ponctuelle : les exports restent disponibles à tout moment.

Le suivi unitaire identifie chaque exemplaire : numéro de série, code, état, affectation en cours, historique complet. C’est le mode du matériel durable — perforateur, groupe électrogène, nacelle.

Le suivi en quantité compte un stock par emplacement, sans distinguer les exemplaires : c’est le mode des consommables. Les deux coexistent dans le même catalogue : suivi unitaire, stock quantitatif.

Oui, avec des catégories distinctes plutôt qu’une liste unique : engins et machines, articles de stock, véhicules, dépôts, chantiers et membres d’équipe sont des objets séparés, reliés entre eux par les affectations et les mouvements. C’est ce qui permet de répondre à « que contient ce camion ? » comme à « où est cette nacelle ? ».

Chaque affectation — à un collaborateur, une équipe, un chantier ou un véhicule — est datée et conservée. La fiche d’un équipement affiche son détenteur actuel, sa localisation et l’historique des mouvements ; l’inverse est vrai aussi : la fiche d’un chantier ou d’un véhicule liste ce qui lui est rattaché. Voir les affectations.

Oui. Le stock est tenu par emplacement, les transferts entre dépôt, véhicule et chantier sont tracés, et la vision consolidée reste disponible au niveau de l’entreprise. C’est le cas d’usage des organisations multisites et des activités logistiques.

Vous définissez un seuil par article et par emplacement. Sous le seuil, l’article remonte dans les alertes du tableau de bord, avant la rupture plutôt qu’après. Le paramétrage utile est celui qui tient compte du délai de réapprovisionnement réel, pas seulement d’une quantité ronde. Détail : stock et alertes.

Oui. Une commande peut être réceptionnée totalement ou partiellement, le reliquat reste visible, et le stock réel est mis à jour à la réception — pas à la commande. Voir commandes et réceptions.

Oui, et c’est le mode recommandé : des comptages courts par zone ou par famille, répartis dans l’année, plutôt qu’un arrêt complet en décembre. Les écarts se détectent quand ils sont encore explicables.

La méthode, périodicité et découpage compris : l’inventaire tournant, définition et méthode.

Oui. L’interface est conçue pour le mobile, s’installe sur l’écran d’accueil et n’exige aucun matériel spécifique : un smartphone Android ou iOS ordinaire suffit, y compris pour scanner. Voir l’application installable.

Oui, les deux, et ils sont disponibles aujourd’hui. Vous générez et imprimez des étiquettes — QR code, Code 128, ou les deux sur la même étiquette — puis vous les scannez depuis l’appareil photo du téléphone pour ouvrir la fiche, sortir, transférer ou contrôler un équipement.

Les codes produits sont conformes aux normes : QR code et code-barres, scanner mobile, et le générateur d’étiquettes gratuit pour tester sans compte.

Dans la grande majorité des cas, non : l’appareil photo d’un smartphone lit aussi bien un QR code qu’un code-barres d’emballage. La douchette se justifie sur un poste fixe de dépôt qui enchaîne des centaines de lectures par jour.

L’arbitrage chiffré est développé dans logiciel d’inventaire avec scanner.

Le scanner continue de fonctionner : les scans réalisés hors ligne sont conservés sur l’appareil et traités automatiquement au retour du réseau, avec un indicateur explicite à l’écran. Les autres écrans, qui lisent des données partagées, nécessitent une connexion.

Le chantier crée une demande depuis son téléphone, le dépôt la prépare, et la sortie est validée à la remise. Chaque étape est tracée : on sait ce qui a été demandé, ce qui a réellement été fourni et ce qui reste en attente. Voir demandes terrain et préparation dépôt.

Le nombre d’utilisateurs dépend du plan. Le plan gratuit Découverte en autorise deux ; les plans payants augmentent ce nombre par paliers, et une formule sur mesure existe pour les organisations qui dépassent les paliers standards. Le détail à jour est affiché sur la page des tarifs.

Cinq rôles, du plus large au plus restreint : super administrateur (configuration et gestion des rôles), administrateur (gestion opérationnelle complète), responsable (encadrement limité à ses dépôts, chantiers et équipes), gestionnaire de stock (stock et réceptions sur ses dépôts), technicien (accès minimal : ses véhicules, ses demandes).

À ces rôles s’ajoute un périmètre : un même rôle ne donne pas accès aux mêmes dépôts ni aux mêmes chantiers selon les affectations.

Non. Le périmètre est restreint à ce qui le concerne, et cette restriction est appliquée côté serveur à chaque accès aux données — pas seulement masquée dans l’interface. Un utilisateur ne peut donc pas contourner ses droits en manipulant l’application.

Trois règles font la différence, et aucune n’est logicielle. Poser l’étiquette toujours au même endroit pour une même famille d’équipement, sans quoi chaque scan devient une fouille. Imprimer l’identifiant en clair sous le code, pour les étiquettes abîmées et les téléphones déchargés. Et n’exiger qu’un seul geste au démarrage — le scan à la sortie — quitte à ajouter le reste plus tard.

Le format de l’identifiant compte aussi : comment construire un numéro d’inventaire.

Dans l’Union européenne, sur une infrastructure AWS en région eu-west-1 (Irlande). L’hébergement principal ne sort pas de l’UE, ce qui évite le sujet des transferts hors EEE pour la base de données et les sauvegardes.

Oui, et cela se vérifie sur pièces plutôt que sur déclaration. L’hébergement des données reste dans l’Union européenne, un accord de sous-traitance (DPA) est signé avec chaque client, la liste des sous-traitants est tenue à jour, et les traitements font l’objet d’un registre.

Côté produit : droits d’accès par rôle, journalisation des exports, durées de conservation définies pour les données techniques, et suppression des données à la fin du contrat. Le dossier complet est transmis sur demande, y compris pour un référencement grand compte.

Par une isolation logique : chaque enregistrement porte l’identifiant de son espace de travail, et des politiques de sécurité au niveau des lignes (RLS) sont actives sur les tables exposées. Le filtrage est appliqué par la base à chaque requête, indépendamment du code de l’application : c’est ce qui empêche un défaut d’interface de devenir une fuite entre clients.

Oui. Substock prend en charge le TOTP (application d’authentification) et la vérification par code e-mail. Chaque espace de travail choisit sa politique : désactivée, enrôlement proposé, ou double facteur imposé à tous ses membres à partir d’une date.

Pour les administrateurs de la plateforme Substock, l’authentification forte est obligatoire, sans dérogation possible.

En transit, par HTTPS/TLS sur l’ensemble des échanges, avec les en-têtes de sécurité correspondants (HSTS notamment). Au repos, le chiffrement des volumes et des sauvegardes est assuré par l’hébergeur. Un chiffrement applicatif AES-256 s’ajoute pour les champs sensibles qui n’ont pas besoin d’être recherchés.

Sauvegardes régulières de la base de données, avec restauration à un instant donné (point-in-time recovery) pour revenir à l’état précédant un incident ou une erreur de manipulation, sans repartir de la dernière sauvegarde complète.

Non, pas en propre : ce sont l’hébergeur et les infrastructures sous-jacentes qui détiennent ces certifications. Annoncer l’inverse serait inexact, et c’est une confusion fréquente chez les éditeurs de notre taille.

Ce que Substock fournit, en revanche, est documenté et opposable : mesures techniques et organisationnelles, matrice des rôles et des accès, registre des incidents, DPA et liste des sous-traitants. Ces éléments sont transmis sur demande dans le cadre d’un questionnaire sécurité.

Oui. Le catalogue, le stock par dépôt et les tableaux de suivi s’exportent aux formats bureautiques usuels, à tout moment et sans demande préalable. Vos identifiants internes restant vos identifiants, un parc étiqueté reste exploitable ailleurs — raison de plus pour imprimer le code en clair sous chaque étiquette.

Un nombre restreint de personnes habilitées, pour l’exploitation et le support. Ces accès sont soumis à une authentification forte, les exports et les accès de support sont journalisés avec acteur, périmètre et horodatage, et les accès privilégiés font l’objet d’une revue trimestrielle. Une fin de mission entraîne une révocation immédiate.

Oui : le plan Découverte est gratuit, sans carte bancaire et sans limite de durée. Il inclut 2 utilisateurs, 100 actifs suivis et 25 crédits IA par mois — assez pour reprendre un dépôt ou une famille d’équipements et vérifier que la méthode tient avant d’engager quoi que ce soit.

L’indicateur additionne ce qui est réellement en service dans votre espace : chantiers non clôturés, dépôts actifs, véhicules en service, engins et machines actifs, articles de stock actifs et membres d’équipe actifs.

Conséquence utile : un chantier terminé, un véhicule sorti du parc ou un article archivé cessent d’être comptés. Une reprise d’historique n’oblige donc pas à changer de plan.

La création de nouveaux éléments est bloquée, avec un message indiquant la limite atteinte. Rien n’est supprimé et rien n’est facturé automatiquement : vos données restent accessibles. Vous choisissez alors d’archiver ce qui n’est plus en service, ou de passer au palier supérieur.

Ils alimentent les fonctions qui font appel à l’intelligence artificielle : lecture des documents fournisseurs à l’import, enrichissement des fiches du catalogue, assistance à la saisie. Le quota est mensuel et dépend du plan ; les fonctions de gestion classiques — stock, affectations, scan, commandes — n’en consomment pas.

Oui. Un rendez-vous de trente minutes permet de cadrer votre périmètre, de valider la reprise de données et d’identifier les deux ou trois gestes terrain à installer en premier. Pour chiffrer l’enjeu au préalable, la calculatrice de ROI donne un ordre de grandeur de vos pertes actuelles en deux minutes.