Logiciel SAV et gestion des interventions
SAV et dépannage : la bonne pièce dans le véhicule dès le premier passage.
Pièces détachées, stock de chaque véhicule, outillage et planning des dépannages réunis au même endroit : le bureau, le dépôt et les techniciens voient les mêmes pièces.
- Sans carte bancaire
- Pièces commandées suivies
Une pièce manquante, et le dépannage devient un deuxième déplacement
En SAV, le technicien part seul et découvre la panne sur place. Ce qu'il a dans son véhicule décide de la suite : réparer au premier passage, ou repartir chercher la pièce et revenir un autre jour.
Le premier passage qui ne suffit pas
Diagnostic posé, mais la pièce n'est pas dans le véhicule : le technicien repart, le client attend, et la même panne coûte deux déplacements et deux créneaux au planning.
Un stock embarqué que personne ne voit
Contacteurs, fusibles, condensateurs, sondes : chaque véhicule transporte un petit magasin. Le bureau ignore ce qu'il reste dedans et le réassort se fait de mémoire.
La pièce commandée qui attend au dépôt
Une carte électronique ou un moteur commandé pour un client arrive au dépôt. Sans lien avec l'intervention, il reste sur une étagère pendant que le client rappelle.
Pièces déposées oubliées au fond du fourgon
Pièce sous garantie, échange standard, pièce défectueuse à renvoyer : elle voyage des semaines dans le véhicule et le retour au fournisseur passe à la trappe.
Une urgence, et tout le planning bouge
Une chambre froide en panne un vendredi soir : on déplace une visite, on change de technicien, et plus personne ne sait qui a quoi dans son véhicule ni où il va ensuite.
Techniciens seuls, échéances dispersées
Habilitations électriques, EPI, contrôle technique des fourgons, étalonnages : pour des techniciens qui passent peu au dépôt, les dates vivent dans plusieurs carnets.
Des fusibles à la caméra thermique : chaque ressource du SAV à sa place
Les pièces d'usure se gèrent en quantités par dépôt et par véhicule, les pièces commandées et l'outillage de valeur à l'unité, les EPI nominativement. Chaque référence suit le mode qui lui convient.
Pièces de dépannage courant
Fusibles, contacteurs, relais, condensateurs de démarrage, sondes, joints, courroies, filtres : le stock type de chaque véhicule.
Petites fournitures
Cosses, gaine thermorétractable, colliers, visserie, graisse, nettoyant contact, piles pour télécommandes et détecteurs.
Pièces commandées pour une intervention
Carte électronique, moteur de porte automatique, compresseur, programmateur : identifiés un à un, de la commande à la pose.
Pièces déposées à renvoyer
Pièces sous garantie ou en échange standard, rangées dans un emplacement dédié du dépôt jusqu'au renvoi au fournisseur.
Appareils de mesure et de diagnostic
Multimètres, pinces ampèremétriques, contrôleur d'isolement, caméra thermique, manomètres, avec leurs étalonnages.
Outillage d'intervention
Perforateur, visseuse à chocs, pompe à vide, clé dynamométrique, escabeau, appareil de prêt au client : qui l'a, dans quel véhicule.
EPI des techniciens
Gants isolants, écran facial, lunettes, gants anti-coupure, protections auditives, chaussures de sécurité, dotés à chaque technicien.
Véhicules d'intervention
Fourgons et utilitaires : technicien affecté, stock de pièces et outillage à bord, dates de contrôle technique, entretien et kilométrage.
De l'intervention planifiée à la pièce posée
Quatre étapes pour que le technicien arrive avec ce qu'il faut, et que le bureau sache ce qui a été posé, commandé ou déposé.
Planifier l'intervention
Le dépannage est placé au planning avec le technicien, le véhicule et le matériel prévus. Une urgence arrive ? Vous la replacez et les conflits s'affichent.
Vérifier le véhicule avant de partir
Le technicien consulte le stock de son véhicule sur smartphone. Ce qui manque devient une demande au dépôt, préparée puis sortie avec une trace.
Sortir la pièce posée chez le client
Un scan du QR code ou du code-barres, et la pièce sort du stock du véhicule, rattachée au site d'intervention. Sous le seuil, une alerte lance le réassort.
Commander, réceptionner, renvoyer
La pièce spécifique est commandée, réceptionnée puis dirigée vers le véhicule du technicien. La pièce déposée rejoint l'emplacement des retours fournisseur.
Ce que Substock apporte à la gestion des interventions SAV
Substock ne gère ni vos tickets ni vos contrats. Il s'occupe des pièces, des véhicules, de l'outillage et du planning qui font aboutir chaque dépannage.
Dépannages, visites et urgences au même planning
Technicien, véhicule et matériel prévus sur chaque intervention. Une urgence se replace, et les conflits de technicien ou de véhicule s'affichent.
Stock type et seuils pour chaque véhicule
Chaque véhicule est un emplacement avec ses références et ses seuils. Une alerte signale le condensateur ou le fusible qui va manquer.
Pièces commandées suivies jusqu'au technicien
Commande, réception partielle ou totale, destination dépôt ou véhicule : la pièce attendue pour un dépannage ne reste pas oubliée au dépôt.
Demandes de pièces depuis le smartphone
Le technicien demande depuis chez le client. Le bureau et le dépôt voient la demande dans une file centralisée, la valident ou la refusent.
Appareils de mesure et pièces de valeur à l'unité
N° de série, QR code, véhicule, état et historique : caméra thermique, pince ou carte électronique commandée se suivent une par une.
Fourgons, matériel embarqué et conducteurs
Contrôle technique, assurance, entretien, kilométrage, conducteur affecté et habilitations : les échéances des véhicules et des techniciens.
Les obligations qui entourent vos techniciens et leurs véhicules
Quatre règles qui touchent le quotidien d'un technicien SAV, et la part que Substock peut en suivre. Il tient les dates à jour, sans remplacer votre évaluation des risques ni vos organismes de contrôle.
Camionnettes : contrôle technique tous les 2 ans
Une camionnette (N1) passe son 1er contrôle technique dans les 6 mois avant le 4e anniversaire de sa mise en circulation, puis tous les 2 ans, plus un contrôle complémentaire pollution un an après chaque contrôle (électrique exempté). Substock garde ces dates sur la fiche du véhicule et alerte avant l'échéance.
Source : Service-public.gouv.fr — contrôle technique d'une camionnetteTravail isolé : organiser l'alerte et les secours
Aucun texte ne définit le travail isolé : l'employeur l'identifie dans son évaluation des risques (art. L4121-1) et organise l'alerte et les secours. Sur ascenseurs et escaliers mécaniques, le travailleur isolé doit pouvoir signaler une détresse (R4543-19). Substock montre au planning qui intervient seul et où.
Source : INRS — travail isolé, réglementationDépannage électrique : habilitation BS ou BR
Toute opération sur une installation électrique ou à son voisinage exige un travailleur habilité par l'employeur (art. R4544-9). En basse tension, la NF C 18-510 distingue l'intervention élémentaire (BS) et générale (BR). Substock garde le symbole et sa date de révision sur la fiche du technicien et alerte avant l'échéance.
Source : INRS — habilitation électriqueEPI fournis, entretenus et remplacés par l'employeur
L'employeur fournit gratuitement les EPI et assure leur bon fonctionnement par les entretiens, réparations et remplacements nécessaires (art. R4323-95), et forme les techniciens à leur port (R4323-106). Le registre EPI de Substock trace les dotations datées, la durée de vie, les contrôles et les remplacements.
Source : Code du travail numérique — art. R4323-95Informations générales à vérifier avec les textes en vigueur et vos organismes de contrôle ; Substock aide à suivre les échéances mais ne se substitue pas aux obligations de l'employeur, notamment à l'évaluation des risques.
Ce que Substock fait pour votre SAV, et ce qu'il laisse à vos autres outils
Beaucoup de logiciels SAV gèrent des tickets, des clients et des retours produits. Substock se place sur le terrain : pièces, véhicules, outillage et planning des interventions.
Ce que Substock gère
- Planning des dépannages, visites et urgences, avec les conflits
- Stock de pièces au dépôt et dans chaque véhicule, avec seuils
- Pièces commandées pour un dépannage, de la commande à la pose
- Demandes de pièces du technicien au dépôt, depuis le smartphone
- Outillage, appareils de mesure, EPI et véhicules avec échéances
Ce qu’il ne fait pas
- Pas de ticketing, de relation client ni de portail client
- Pas de gestion des retours produits (RMA) ni des garanties
- Pas de devis, de facturation ni de contrats de maintenance facturés
- Pas de géolocalisation des véhicules ni de pointage d'heures
Substock complète votre outil de tickets et votre logiciel de devis et de facturation : il s'occupe de ce qui part du dépôt vers les véhicules, puis chez vos clients.
Questions fréquentes sur le SAV et le dépannage
Les questions que posent les responsables SAV et les entreprises d'intervention technique avant de confier leurs pièces et leurs véhicules à Substock.
Substock est-il un logiciel SAV avec gestion des tickets ?
Non. Substock ne gère ni tickets, ni relation client, ni portail client, ni retours produits. Il gère ce qui permet de traiter la demande sur le terrain : planning des interventions, pièces au dépôt et dans les véhicules, commandes fournisseurs, outillage et véhicules. Il complète votre outil de tickets ou de relation client.
Comment aider les techniciens à réparer dès le premier passage ?
En définissant un stock type par véhicule, avec des seuils sur les pièces qui sortent le plus. Avant de partir, le technicien voit ce qu'il a à bord ; ce qui manque devient une demande au dépôt. Quand une pièce spécifique est nécessaire, elle est commandée puis dirigée vers son véhicule dès la réception.
Comment suivre une pièce commandée pour un client précis ?
La commande fournisseur est enregistrée dans Substock avec sa destination, dépôt ou véhicule. À la réception, partielle ou totale, le stock se met à jour au bon endroit. Une pièce de valeur, comme une carte électronique ou un moteur, peut être suivie à l'unité avec son numéro de série et son historique jusqu'à la pose.
Que faire des pièces déposées sous garantie ou à renvoyer ?
Vous pouvez créer au dépôt un emplacement dédié, par exemple « Retours fournisseur », et y enregistrer chaque pièce déposée à renvoyer. Le bureau voit ce qui attend un renvoi et depuis quand. Substock ne gère pas, en revanche, le dossier de garantie ni la procédure de retour produit (RMA) avec le fabricant.
Peut-on retrouver l'historique des interventions chez un client ?
Substock suit vos ressources : pièces, outillage, véhicules et équipes. Un client ou un site peut être suivi comme un chantier, avec ses interventions au planning et les pièces sorties. Un appareil prêté pendant une réparation se suit à l'unité jusqu'à son retour. Substock n'est pas conçu pour gérer le parc d'équipements installé chez vos clients.
Comment gérer une urgence qui tombe en pleine journée ?
Vous ajoutez le dépannage au planning et décalez si besoin une visite moins urgente : les conflits de technicien ou de véhicule s'affichent. En consultant le stock de chaque véhicule, vous choisissez le technicien qui transporte déjà la pièce probable. Il retrouve ensuite l'intervention sur son smartphone, via l'application web.
Préparez chaque dépannage avec les bonnes pièces à bord
Créez votre espace, ajoutez votre dépôt et deux véhicules, importez vos références de pièces : vous voyez ce que chaque technicien transporte et ce qui manque avant le prochain dépannage.