Registre des EPI
Chaque équipement de protection a une fiche : type, catégorie, numéro de série, date de fabrication, date de mise en service et durée de vie.
Gestion des EPI dans Substock
Logiciel de gestion des EPI : registre, dotations et contrôles périodiques.
Substock tient votre registre EPI à jour : équipements de protection attribués nominativement, dotations datées, échéances de contrôle calculées, alertes avant la date, rapports joints et remplacement des EPI réformés. Une seule base pour le bureau, le dépôt et le chantier.
Sans carte bancaireImport de votre registre EPI ExcelPensé pour les PME du BTP et des services
EPI attribués186
Contrôles sous 30 jours12
Contrôles en retard3
À réformer2
EPISalariésDotationsContrôlesHistorique
Contrôle dépasséÀ réformerHarnaisCasquesCat. IIIÉquipe Nord
ÉquipementCatégorieClasseSalariéTagsProchain contrôleÉtat
Harnais antichute H-0412N° série 2024-0412 · mis en service 03/24
AntichuteCat. IIIK. Martin12/03/27ConformeCasque de chantier C-118Fabriqué 06/23 · durée de vie 5 ans
TêteCat. IIS. Diallo06/28OKMasque FFP3 réutilisable M-27Filtres remplacés 05/26
RespiratoireCat. IIIL. Bernard18/09/26À contrôlerLonge double L-0091Chute déclarée le 02/09/26
AntichuteCat. IIINon attribuée—À réformerRegistre EPI dans l’app
Une page pour voir qui porte quoi, et quand le contrôler.
La gestion des EPI dans Substock repose sur une logique simple : chaque équipement a une fiche, un salarié, une échéance et un historique. Le registre affiché est celui qui existe vraiment sur le terrain.
Attribution nominative
Un EPI est attribué à un salarié avec une dotation datée ; la restitution ou le remplacement est tracé.
Échéances de contrôle
Substock calcule la prochaine vérification à partir de la périodicité de la catégorie et vous alerte avant la date.
Contrôles et rapports
Checklist, statut conforme / à surveiller / à réformer, photos et rapport joints à la fiche.
Stock d’EPI
Gants, lunettes, bouchons ou masques jetables se suivent en quantité, avec un seuil d’alerte pour ne jamais en manquer.
Historique consultable
Dotations, contrôles, incidents et réformes restent consultables pour un audit, une inspection ou un accident.
Paramétrage des EPI
Catégories, classes, périodicités de contrôle et durées de vie.
Un logiciel de gestion des EPI ne sert pas seulement à lister des équipements. Vous décidez comment chaque famille se contrôle, à quelle fréquence, et à partir de quelle date un équipement doit être retiré.
Catégories d’EPI
Protection de la tête, des mains, des pieds, antichute, respiratoire : chaque famille a sa périodicité et ses règles.
Classe I, II ou III
Indiquez la catégorie réglementaire : les EPI de catégorie III (antichute, respiratoire) suivent un contrôle périodique.
Périodicité de contrôle
Tous les 12 mois pour les EPI soumis à vérification, ou selon la notice du fabricant.
Durée de vie
Date de fabrication et durée fabricant donnent la date de réforme, même sans incident.
QR code par EPI
Une étiquette QR sur le harnais ou le casque : le salarié scanne pour voir l’échéance et signaler un problème.
Documents joints
Notice, déclaration UE de conformité et rapports de contrôle restent sur la fiche.
Nouvelle catégorie d’EPIDéfinissez la classe, la périodicité de contrôle et la durée de vie
GénéralContrôlesDotation
Ex : Harnais antichute
EPI de catégorie III, attribué nominativement, contrôle annuel par une personne compétente.
12 mois
Périodicité de contrôleAlerte 30 jours avant l’échéance de chaque équipement
Durée de vieDate de fabrication + durée fabricant = date de réforme
Attribution nominativeDotation datée par salarié, restitution tracée
Cycle de vie d’un EPI
De la dotation à la réforme : le parcours de chaque équipement de protection.
De la mise en service jusqu’au remplacement, Substock structure le suivi de chaque EPI et garde la preuve de chaque étape.
Exemple typique
Parcours d’un harnais antichuteUn harnais est créé avec son numéro de série et sa date de fabrication, attribué à un salarié, contrôlé chaque année, puis remplacé à la date de réforme ou après une chute.
Numéro de série, date de fabrication, catégorie III, périodicité de contrôle 12 mois.
Fiche créée→
Dotation nominative datée pour K. Martin, avec la date de mise en service.
Dotation tracée→
L’échéance annuelle est calculée ; une alerte part 30 jours avant la date.
Échéance connue→
La personne compétente passe la checklist, joint photos et rapport à la fiche.
Conforme→
Après une chute, le harnais est retiré et bloqué pour toute nouvelle dotation.
Réformé→
Le stock d’EPI ou une commande fournisseur permet une nouvelle dotation.
Salarié équipéAttribuéK. Martin
→
Contrôlé16/09/26
→
Prochaine échéance16/09/27
→
Réforme03/34 (10 ans)
Dotations, contrôles et incidents
Chaque événement met le registre à jour et laisse une trace.
Attributions, restitutions, contrôles périodiques, chutes et réformes : le registre bouge quand le terrain bouge, et le bureau voit la même chose que le chef d’équipe.
Dotation initiale
Remettez un lot d’EPI à un nouveau salarié : casque, chaussures, gants, harnais, tout est daté.
Restitution et réattribution
Un EPI rendu revient au stock ou passe à un autre salarié, avec son historique.
Contrôle périodique
La vérification annuelle est enregistrée avec son résultat et son rapport.
Incident ou chute
Déclarez un choc ou une chute : l’EPI est retiré et ne peut plus être attribué.
Réforme
Fin de vie, usure ou non-conformité : l’EPI est réformé et le remplacement est déclenché.
Remplacement
Le stock d’EPI et les commandes fournisseurs assurent la nouvelle dotation.
Dotations et contrôlesAttributions, restitutions, contrôles, incidents et remplacements
42 événements ce mois-ciDateÉquipementTypeRésultatSalarié → Suite
16/09/26Harnais antichute H-0412ContrôleConforme
K. Martin → Prochain contrôle 09/27
15/09/26Casque de chantier C-118DotationDatée
Dépôt → S. Diallo
12/09/26Gants anti-coupure T9Dotation2 paires
Stock EPI → Équipe Nord
10/09/26Masque FFP3 M-27AlerteJ-8
Contrôle annuel → À planifier
02/09/26Longe double L-0091RéformeRetirée
A. Costa → Remplacement commandé
28/08/26Chaussures S3 P42RetourUsure
M. Leroy → Nouvelle paire attribuée
Contrôle périodique
Passez la checklist, joignez le rapport, l’échéance suivante se calcule seule.
Le contrôle annuel des harnais ou des appareils respiratoires n’a pas besoin d’un classeur. Avec Substock, vous contrôlez par équipe ou par catégorie, vous enregistrez les résultats et le registre reste à jour toute l’année.
Le contrôle périodique sert à vérifier que chaque EPI protège encore, à retirer ceux qui ne le font plus et à prouver que la vérification a eu lieu.
C’est indispensable pour les EPI de catégorie III comme les harnais antichute et les appareils de protection respiratoire, dont la vérification est obligatoire au moins une fois par an. Pour les engins et appareils de levage, voir la page VGP et contrôles périodiques ; pour les bonnes pratiques, notre guide 5 erreurs EPI à éviter.
Contrôle annuel des harnaisÉquipe Nord · 18 harnais · personne compétente
Résultat du contrôle16 conformes, 2 à réformer
H-0388 : coutures abîmées · H-0402 : chute déclarée
Registre mis à jour
Contrôlé parJ. Petit (formé)
Date16/09/26
Prochaine échéance16/09/27
RapportPDF joint
Checklist de contrôle par type d’EPI
Photos et rapport joints à la fiche
Statut conforme, à surveiller ou à réformer
Prochaine échéance calculée automatiquement
Registre exportable pour l’inspection du travail
Scan du QR code de l’EPI pour ouvrir la fiche
Alternative Excel
Excel liste vos EPI. Substock les suit.
Un registre EPI sur tableur donne une photo au moment où quelqu’un l’a rempli. Substock suit ce qui se passe réellement : dotations, contrôles, incidents, réformes et remplacements.
Avec Excel ou un classeur
Registre EPI sur un tableur, rarement à jour
Personne ne sait quel harnais est attribué à qui
Contrôle annuel oublié jusqu’au passage de l’inspecteur
Fiches de dotation papier égarées
Aucune trace d’un harnais qui a subi une chute
Durée de vie des casques jamais vérifiée
Avec Substock
Registre EPI à jour depuis le bureau et le chantier
Dotation nominative datée par salarié
Alerte avant chaque échéance de contrôle
Rapports et photos joints à la fiche
EPI accidenté bloqué et remplacé
Historique prêt pour un audit ou un accident
L’objectif n’est pas d’ajouter une couche administrative. L’objectif est que chaque salarié porte un EPI conforme, et que vous puissiez le prouver.
Testez la gestion des EPI sur un cas réel.
Importez votre registre EPI, créez une équipe, attribuez quelques harnais et casques, fixez une périodicité de contrôle, puis enregistrez une vérification. En une heure, vous voyez ce que Substock change dans votre suivi.
Modules liés
Les EPI se connectent au matériel, au stock et au terrain.
Les équipements de protection ne vivent pas seuls : ils sont stockés au dépôt, remis aux salariés, contrôlés avec le reste du matériel et remplacés via les commandes fournisseurs.
Pour aller plus loin
Réglementation, traçabilité et bonnes pratiques EPI.
Les guides du blog Substock sur les EPI, la sécurité chantier et les contrôles périodiques.
FAQ gestion des EPI
Questions fréquentes sur la gestion des EPI dans Substock.
Les réponses aux questions les plus courantes avant de remplacer un registre EPI papier ou Excel par un logiciel de gestion des EPI partagé entre le bureau, le dépôt et le chantier.
Le Code du travail impose une vérification périodique, au moins tous les douze mois, pour certains EPI listés par l’arrêté du 19 mars 1993 : systèmes d’arrêt des chutes (harnais, longes, antichutes), appareils de protection respiratoire, gilets de sauvetage, entre autres. Pour les autres EPI, la notice du fabricant fixe la durée de vie et les points à vérifier. Substock vous laisse définir la périodicité par catégorie.
Substock tient le registre des EPI : liste des équipements, attributions, dates de contrôle, résultats et rapports. Vous pouvez l’exporter pour l’inspection du travail, le CSE ou un organisme de contrôle. Les rapports de vérification restent joints à chaque fiche.
Chaque EPI individuel (casque, harnais, chaussures…) est attribué à un salarié avec une date de dotation. La fiche de dotation peut être jointe à l’équipement, et la restitution ou le remplacement sont tracés. Vous savez à tout moment qui porte quel équipement.
Oui. Les EPI à usage courant se suivent en quantité, par dépôt ou par véhicule, avec un seuil d’alerte. Les EPI importants se suivent à l’unité avec un numéro de série. Les deux vivent dans la même base.
Vous déclarez l’incident sur la fiche de l’EPI. L’équipement passe en “à réformer”, ne peut plus être attribué, et le remplacement est déclenché depuis le stock ou une commande fournisseur. L’historique conserve l’incident.
Oui. Depuis l’application mobile, un salarié voit les EPI qui lui sont attribués et la prochaine échéance de contrôle, et peut signaler un problème ou scanner le QR code de l’équipement.
Oui. L’essai est gratuit et sans carte bancaire. Vous pouvez importer votre registre EPI existant depuis Excel, attribuer quelques équipements et tester les alertes de contrôle sur un cas réel.
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Centralisez votre registre, vos dotations, vos échéances de contrôle et vos rapports dans un logiciel simple, accessible au bureau comme sur le chantier.
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