Logiciel de gestion de maintenance terrain
Entreprises de maintenance : chaque technicien part avec les bonnes pièces.
Pièces embarquées, outillage, appareils de mesure, fourgons et planning des interventions réunis : le bureau, le magasin et chaque technicien suivent les mêmes quantités.
- 15 jours d’essai
- Stock suivi par véhicule
L'intervention ratée commence souvent au dépôt, pas chez le client
Une GMAO sait quel équipement entretenir et à quelle date. Elle dit rarement ce que contient le fourgon, qui détient la caméra thermique ou si la nacelle est libre ce jour-là. Ces trous se paient sur le terrain.
Un magasin éclaté entre dépôt et fourgons
Chaque véhicule emporte ses pièces d'usure et ses fournitures. Sans relevé à jour, le bureau ignore ce qui reste à bord et le réassort se décide au jugé.
Des demandes qui arrivent par tous les canaux
Appel au magasinier, SMS au chef d'équipe, liste griffonnée : les besoins des techniciens se perdent entre deux messages, sans trace de ce qui a été préparé.
Un planning qui ignore les ressources
L'intervention est calée, mais la nacelle est réservée sur un autre site, le fourgon part en révision ou l'habilitation du technicien est arrivée à échéance.
L'appareil de mesure qu'on ne retrouve plus
Caméra thermique, contrôleur d'isolement, analyseur de combustion passent de main en main. Le jour où il en faut un, on appelle trois techniciens pour le localiser.
La commande urgente d'une pièce déjà en stock
Faute de voir le stock des autres agences et véhicules, on commande en express une pièce qui dormait dans un fourgon voisin. Le doublon finit sur une étagère.
Des échéances notées un peu partout
VGP des nacelles, étalonnages, habilitations, attestations médicales, contrôle technique des fourgons : chaque date vit dans un tableur différent, ou nulle part.
Une page dédiée pour chaque métier de la maintenance itinérante
Chaque métier a ses pièces, ses appareils et ses contrôles. Les pages ci-dessous détaillent le matériel suivi, les stocks embarqués et les règles propres à chaque activité ; cette page présente le socle commun.
SAV et dépannage
Stock type de pièces par véhicule, pièce commandée pour un dépannage précis, pièces déposées à renvoyer, urgences replacées au planning.
Maintenance multitechnique
Réserves de filtres, lampes et courroies dans les locaux techniques des clients, outillage partagé entre sites, nacelles et habilitations.
Sécurité incendie
Extincteurs neufs et d'échange, recharges et pièces SSI dans les utilitaires de tournée, appareils repris en atelier, balances étalonnées.
Ascenseurs et portes automatiques
Galets, contacts et cartes de manœuvre par fourgon, cartes parties en réparation, palans et harnais vérifiés, visites à deux techniciens.
Piscinistes
Chlore, pH moins et sel dans chaque fourgon, pièces de filtration, robots prêtés aux clients, tournées d'hivernage puis de remise en route.
Froid et climatisation
Bouteilles de fluide suivies une à une jusqu'au retour, couronnes de cuivre entamées, outillage frigoriste et détecteurs de fuite contrôlés.
Des fusibles au fourgon : le périmètre d'une équipe de maintenance
Pièces d'usure et fournitures se comptent en quantités par dépôt, agence ou véhicule. Pièces de valeur et outillage se suivent à l'unité, les appareils avec leurs contrôles, les EPI par technicien.
Pièces d'usure et de dépannage
Fusibles, relais, contacteurs, joints, courroies, filtres, roulements, sondes de température : un stock type par fourgon et un seuil par référence.
Fournitures d'intervention
Colliers, chevilles, visserie, cosses, gaine, graisse, nettoyant, adhésif, silicone : les petites fournitures consommées à chaque passage.
Pièces commandées pour un site
Carte électronique, variateur, moteur, pompe, compresseur : identifiés par n° de série, de la réception au dépôt à la pose ou au départ en réparation.
Outillage électroportatif et spécialisé
Perforateur, visseuse à chocs, déboucheur, pompe à vide, sertisseuse : un QR code sur chaque machine, son détenteur, le véhicule qui la transporte.
Mesure, contrôle et diagnostic
Caméra thermique, analyseur de combustion, contrôleur d'isolement, pince ampèremétrique, manomètres : étalonnage daté et certificat joint.
Nacelles, échafaudages roulants, palans
Accès en hauteur et levage partagés entre équipes : vérifications datées, rapport joint, matériel bloqué tant qu'une réserve reste ouverte.
EPI des techniciens
Casque, harnais antichute, lunettes, écran facial, gants isolants et anti-coupure, chaussures : remis à chacun, daté, avec sa durée de vie.
Fourgons et utilitaires
Conducteur attitré, agence de rattachement, pièces et outils embarqués, échéances de contrôle technique, révisions et relevés kilométriques.
Quatre gestes pour que le technicien arrive équipé
Le principe reste le même pour un dépannage, une visite d'entretien ou une tournée : décrire ce qui doit être à bord, le préparer, tracer ce qui sort, puis recompléter.
Définir le stock type de chaque fourgon
Chaque véhicule devient un emplacement de stock, avec ses références et un minimum par pièce. Même logique pour chaque agence et pour le dépôt central.
Planifier avec techniciens et matériel
Chaque intervention reçoit au planning son équipe, son fourgon et, si besoin, la nacelle ou l'appareil de mesure. Une ressource réservée deux fois crée un conflit.
Préparer les demandes au dépôt
Le technicien demande depuis son smartphone ce qui lui manque. Le magasin valide tout ou partie, prépare, et la sortie est enregistrée par scan.
Tracer poses, retours et réassort
Ce qui est posé sort du stock du véhicule, l'outil rendu revient au dépôt. Sous son minimum, une référence remonte en alerte : réassort interne ou commande fournisseur.
Six fonctions pour coordonner techniciens, pièces et véhicules
Ni plans de maintenance ni ordres de travail : Substock s'occupe des ressources qui permettent d'exécuter les interventions, du magasin jusqu'au site du client.
Interventions, équipes et matériel sur une vue
Technicien, fourgon et outillage prévus pour chaque intervention. Un imprévu arrive : vous déplacez, et les conflits de ressources s'affichent.
Un stock et des seuils par fourgon et par agence
Chaque véhicule et chaque agence ont leurs quantités. L'alerte stock bas désigne l'emplacement à recompléter avant la prochaine tournée.
Les besoins des techniciens dans une seule file
Demande de pièces saisie sur smartphone, validée ou refusée par le magasin : plus de besoins perdus entre un appel et un SMS.
Qui détient quel outil, dans quel véhicule
Caméra thermique, pompe à vide ou palan rattachés à la personne, au fourgon ou au site qui les détient, avec date d'affectation et historique.
Commandes et réceptions dirigées au bon endroit
Commande fournisseur, arrivages complets ou fractionnés, destination choisie (dépôt, agence, véhicule) : chaque quantité atterrit au bon endroit.
Véhicules d'intervention et titres des techniciens
Contrôle technique, entretien, kilométrage, matériel à bord, conducteur affecté et habilitations du technicien, avec alerte avant échéance.
Habilitations, nacelles, sites clients, fourgons : les règles communes
Quatre obligations que partagent la plupart des entreprises de maintenance itinérante, quel que soit leur métier. Chaque fiche résume la règle, puis la part que Substock aide à suivre ; titres et documents restent de votre ressort.
Habilitation électrique et attestation médicale quinquennale
Toute opération électrique, sur l'installation ou dans son voisinage, suppose un technicien habilité par son employeur (R4544-9). Autour de pièces nues sous tension, ce titre ne vaut depuis octobre 2025 qu'avec une attestation quinquennale du médecin du travail (R4544-10 et 11-1). Substock date titre et attestation.
Source : Code du travail numérique — art. R4544-11-1Nacelles : autorisation de conduite et VGP semestrielle
Piloter une nacelle (PEMP) exige une autorisation de conduite que délivre l'employeur (R4323-56 ; liste : arrêté du 26/09/2025), liée depuis octobre 2025 à l'attestation médicale quinquennale. La nacelle motorisée passe sa vérification générale chaque semestre (arrêté du 01/03/2004, art. 23). Substock rappelle ces dates.
Source : Code du travail numérique — art. R4323-56Chez le client : inspection commune et plan de prévention
Avant d'opérer dans l'établissement d'un client : inspection commune des lieux (R4512-2). S'il y a interférence, un plan de prévention est arrêté ensemble avant les travaux (R4512-6), par écrit dès 400 heures prévisibles sur douze mois au plus ou pour des travaux dangereux listés (R4512-7). Le planning Substock montre qui va où.
Source : Code du travail numérique — art. R4512-7Fourgons N1 : contrôle technique tous les deux ans
Premier contrôle technique d'un utilitaire N1 : dans les six mois qui précèdent le quatrième anniversaire de sa première mise en circulation ; ensuite, tous les deux ans, complété un an après chaque visite par un contrôle antipollution, sauf exemptions (électrique notamment). Substock garde ces dates par véhicule, avec rappel.
Source : Service-public.gouv.fr — contrôle technique d'une camionnetteInformations générales à vérifier avec les textes en vigueur et vos organismes de contrôle ; Substock aide à suivre les échéances mais ne se substitue pas aux obligations de l'employeur, ni à celles de l'entreprise utilisatrice chez qui vous intervenez.
Alternative à la GMAO : jusqu'où va Substock, et où il s'arrête
Une GMAO s'organise autour des équipements à entretenir. Substock s'organise autour de ceux qui interviennent : techniciens, pièces, outillage et véhicules. Les deux peuvent cohabiter.
Ce que Substock gère
- Stock de pièces au dépôt, par agence et dans chaque fourgon
- Planning des interventions avec techniciens, véhicules et matériel
- Demandes de pièces du terrain, préparées et sorties au dépôt
- Commandes fournisseurs et réceptions dirigées vers le bon stock
- Outillage, mesure, EPI, VGP et habilitations datés, avec alertes
Ce qu’il ne fait pas
- Pas de plan de maintenance préventive par équipement client
- Pas d'ordres de travail ni de bons d'intervention clients
- Pas de gestion des contrats clients ni de ticketing
- Hors périmètre : devis, factures, pointage des heures
Conservez votre GMAO ou votre outil d'interventions pour le parc et les contrats, et votre outil de facturation. Substock tient ce qui voyage entre dépôt, fourgons et sites clients.
Questions fréquentes sur la maintenance terrain
Ce que demandent les responsables techniques et les chefs d'agence avant de confier leurs pièces, leurs véhicules et leurs plannings à Substock.
Substock est-il une GMAO ?
Pas au sens complet. Une GMAO gère les équipements à entretenir : plans préventifs par équipement, ordres de travail, rapports d'intervention, contrats. Substock n'en fait rien. Il s'occupe des moyens du terrain : pièces du dépôt aux fourgons, outillage, EPI, véhicules, habilitations, demandes, planning. Sur ce périmètre, c'est une alternative simple.
Peut-on connaître le stock de pièces de chaque véhicule et de chaque agence ?
Oui. Dépôt, agence, fourgon : chacun forme un emplacement de stock distinct, qui a ses quantités et ses minimums. Un transfert scanné fait passer la pièce de l'un à l'autre. Avant de commander, vous vérifiez si la référence dort déjà dans une autre agence ou un autre fourgon. Un inventaire du véhicule recale les quantités quand elles dérivent.
Les techniciens peuvent-ils demander des pièces depuis le terrain ?
Oui. Sur le téléphone, l'application web s'installe comme une icône, sans store. Toutes les demandes arrivent dans une file unique ; le magasin ou le responsable technique accepte tout, une partie ou rien, puis prépare ce qui part. Chaque demande garde un statut consultable, ce qui évite d'appeler le dépôt.
Comment suivre l'outillage et les appareils confiés aux techniciens ?
Chaque appareil de valeur a sa fiche à l'unité : QR code, numéro de série, détenteur, véhicule, état et historique des mouvements. Un scan suffit pour l'affecter à un technicien, le transférer vers un autre fourgon ou enregistrer son retour. Les appareils de mesure portent en plus leur prochaine échéance d'étalonnage, avec une alerte.
Peut-on suivre les équipements installés chez nos clients ?
Ce n'est pas l'objet de Substock. Le suivi unitaire porte sur vos propres ressources : outillage, appareils, pièces de valeur jusqu'à leur pose. Le parc installé chez vos clients et ses gammes d'entretien restent dans votre GMAO ou votre outil métier. Un site client peut en revanche devenir un chantier, auquel se rattachent interventions et pièces sorties.
Comment vérifier qu'un technicien a ses habilitations à jour avant de l'envoyer ?
Habilitations électriques, autorisations de conduite et attestations médicales sont enregistrées par technicien avec leur échéance ; une alerte prévient avant l'expiration. Vous les consultez avant d'affecter quelqu'un au planning. Substock ne délivre aucun titre : habilitation et autorisation de conduite restent délivrées par l'employeur.
Commencez par un dépôt, deux fourgons et vos pièces courantes
Ouvrez votre espace, créez le dépôt et deux fourgons, puis importez vos références depuis un fichier Excel : le contenu de chaque véhicule et les manques avant la prochaine tournée deviennent visibles.