Logiciel de gestion multisite pour collectivités
Collectivités et entreprises multisites : le matériel tracé entre vos sites.
Magasin central, dépôts, véhicules de service, prêts entre services et EPI des agents : chaque site gère ce qu'il détient, les responsables voient l'ensemble.
- 15 jours d’essai
- Transferts entre sites tracés
Plus vos sites sont nombreux, moins vous savez où se trouve le matériel
Mairie, écoles, gymnases, centre technique, agences ou dépôts régionaux : chaque site range ses fournitures, prête ses machines et commande de son côté. Chacun connaît son propre stock, personne ne voit celui des autres.
Rupture sur un site, surplus sur l'autre
L'école manque de tubes LED pendant que l'atelier en garde deux cartons. Faute de vue commune, on recommande en urgence ce qui dort déjà ailleurs.
Des prêts entre services jamais rendus
L'autolaveuse du gymnase part nettoyer une salle, le groupe électrogène suit une manifestation. Trois semaines plus tard, personne ne sait qui les détient.
Un magasin central assailli d'appels
Écoles, voirie, bâtiments, agences : tout le monde appelle le magasinier. Sans file commune, les demandes urgentes passent après les plus insistantes.
Des véhicules de pool sans suivi
Voitures et utilitaires de service passent d'un service à l'autre. Qui a les clés, quel kilométrage, quand tombe le contrôle technique ? Chacun a sa réponse.
Un tableur par site, aucun comparable
Chaque site tient son fichier avec ses propres libellés : « tube 120 », « T8 LED », « néon ». Additionner les stocks de l'organisation devient impossible.
Des agents mutés, des EPI perdus de vue
Un agent passe des espaces verts à la voirie, un renfort arrive pour l'hiver : ses EPI et son autorisation de conduite restent notés dans le classeur de l'ancien service.
Des métiers qui travaillent d'un site à l'autre
Services techniques municipaux, espaces verts, propreté des bâtiments, éclairage public : en interne ou chez un prestataire, le matériel de ces métiers se répartit sur plusieurs sites. Chaque page métier précise équipements, consommables et vérifications.
Services techniques des collectivités
CTM et régies : tables et barrières sorties pour les manifestations, engins de voirie, sel et enrobé en stock, VGP de la nacelle.
Paysagistes et espaces verts
Tondeuses, débroussailleuses et batteries affectées par équipe, fil et mélange 2 temps par fourgon, révisions d'hiver, EPI anti-coupure.
Nettoyage et propreté
Papier, sacs et produits rangés dans le local de chaque bâtiment, autolaveuses suivies à l'unité, gants et lunettes remis à chaque agent.
Éclairage public et réseaux
Rénovations LED et tournées : lanternes et drivers au dépôt, câble au mètre par camion, déposes rapportées, nacelles et habilitations.
Magasin, prêts, véhicules, EPI : chaque ressource rattachée à son site
Chaque site devient un emplacement : magasin central, atelier, école, agence, dépôt, véhicule. Les fournitures s'y comptent, le matériel prêté s'y identifie pièce par pièce, et levage, véhicules et EPI y gardent leurs échéances.
Fournitures du magasin central
Tubes et dalles LED, quincaillerie, visserie, cylindres, robinetterie, peinture : stock du magasin, sorties vers chaque site, seuils de réassort.
Consommables stockés dans les bâtiments
Papier, savon, sacs, produits d'entretien, piles, ampoules de rechange : la réserve de chaque école, salle ou agence, avec ses propres seuils.
Machines prêtées entre services
Autolaveuse, nettoyeur haute pression, groupe électrogène, échafaudage roulant, remorque : QR code, service détenteur, retour attendu.
Outillage des ateliers et des agences
Perforateurs, visseuses, scies, détecteur de câbles, caisses à outils, appareils de mesure : rattachés à un atelier, une équipe ou un agent.
Mobilier et matériel en réserve
Chaises, tables, bureaux, grilles d'exposition, barrières : quantités par réserve et déplacements d'une école, d'une salle ou d'un site à l'autre.
Levage et travail en hauteur
Chariot élévateur du magasin, nacelle, palan d'atelier : date de dernière vérification, compte rendu joint, appareil arrêté en cas de réserve.
Véhicules de service
Voitures et utilitaires en pool, camions benne, véhicules électriques, remorques : affectation, conducteur, contrôle technique, entretien.
EPI des agents
Chaussures, gants, vêtements haute visibilité, protections auditives, harnais : une dotation nominative qui suit l'agent quand il change de service.
Relier les sites sans remonter chaque geste au siège
Chaque site garde ses gestes quotidiens : sorties, comptages, demandes. Ce qui passe d'un site à l'autre laisse une trace, et le magasin central voit venir les besoins.
Reproduire votre organisation
Créez vos sites et leurs emplacements : magasin central, ateliers, écoles, agences, dépôts, véhicules. Les listes Excel ou CSV de chaque site s'importent en masse.
Faire passer les demandes par une file
Un agent ou un responsable de service demande depuis son smartphone. Le magasin central valide, refuse ou sert en partie, puis enregistre la sortie vers le site.
Prêter et transférer avec une trace
Machine prêtée à un autre service, mobilier déplacé d'une école à l'autre : chaque transfert indique d'où, vers où, depuis quand, et le retour attendu.
Anticiper depuis le magasin central
Seuils par site, vérifications des chariots et nacelles, contrôle technique, EPI à renouveler : les alertes précèdent l'échéance, et chaque commande arrive sur son site.
Six fonctions pour relier les sites sans perdre la gestion locale
Toutes partagent la même base : un article, une machine ou un agent a une seule fiche, quel que soit le site où il se trouve.
Qui détient quoi, sur quel site, depuis quand
Machine prêtée à un service, outillage affecté à un agent, matériel chargé dans un véhicule : l'affectation et le transfert restent visibles.
Les quantités de chaque site, avec leurs seuils
Magasin central, réserve d'école, atelier ou agence : chaque emplacement a son stock et ses seuils, et une alerte signale l'article qui va manquer.
Une file unique vers le magasin central
Les services demandent depuis leur téléphone au lieu d'appeler. Au magasin central, tout arrive dans une seule liste, à valider ou à refuser.
Le pool de véhicules partagé entre services
Conducteur ou affectation, échéance du contrôle technique, assurance, kilométrage, entretien, matériel à bord : chaque véhicule de service a sa fiche.
Des dotations d'EPI qui suivent l'agent
Remises datées et nominatives, durée de vie connue, rappel avant chaque échéance : l'historique d'EPI reste celui de l'agent s'il change de service.
Les tableurs de chaque site réunis dans une base
Import Excel ou CSV du catalogue et du stock initial : les libellés sont harmonisés une fois, puis chaque site part de ses quantités réelles.
Agences, dépôts et ateliers : une vue par site et une vue globale
Pour une entreprise privée répartie sur plusieurs agences, Substock fonctionne de la même façon : chaque site garde son stock et son matériel, la direction voit l'ensemble et les transferts restent tracés.
Le stock de chaque agence, et le total du réseau
Quantités et seuils par dépôt, par atelier ou par véhicule, consultables site par site ou pour tout le réseau.
TransfertsUn transfert entre dépôts reste tracé
Le matériel qui part d'une agence vers une autre garde son historique : qui l'a envoyé, qui l'a reçu, et quand.
DemandesLes demandes des agences vers le dépôt central
Les équipes demandent depuis le terrain, le dépôt prépare et valide la sortie, chaque agence suit ses demandes.
Agents, chariots, véhicules : les règles qui valent sur chaque site
Commune ou entreprise à plusieurs agences, les mêmes obligations se répètent d'un site à l'autre. Cinq règles à connaître, avec pour chacune ce que l'outil enregistre ; vos conseillers de prévention et vos organismes de contrôle gardent leur rôle.
Communes et intercommunalités : mêmes règles de prévention
Le décret n° 85-603 charge l'autorité territoriale de veiller à la sécurité des agents (art. 2-1) et, sous réserve de ses propres dispositions, rend applicables les livres Ier à V de la quatrième partie du Code du travail (art. 3) : VGP, autorisations de conduite et EPI concernent aussi ses agents. Substock en garde les dates.
Source : Légifrance — décret n° 85-603 du 10 juin 1985Chariots élévateurs et nacelles : vérification semestrielle
Pour un chariot élévateur ou une nacelle motorisée, l'INRS indique une VGP à six mois d'intervalle (arrêté du 1er mars 2004 sur le levage) ; son résultat va au registre de sécurité (R4323-25). Dans Substock, chaque vérification a sa date et son rapport joint, et l'appareil non conforme reste à l'arrêt tant que dure la réserve.
Source : INRS — ED 6339, vérifications des machines et appareils de levageConduire un chariot ou une nacelle : autorisation
L'article 2 d'un arrêté du 26 septembre 2025 liste chariots à conducteur porté, nacelles et engins de chantier : l'agent qui les conduit doit être autorisé par l'employeur (R4323-56), et cette autorisation exige l'attestation du médecin du travail (validité : 5 ans). Substock enregistre l'une et l'autre par agent.
Source : Code du travail numérique — art. R4323-56EPI : un usage personnel, même d'un site à l'autre
Les EPI sont réservés à l'usage personnel de celui qui les reçoit ; si un équipement doit passer de main en main, l'employeur prend les mesures pour éviter tout problème de santé ou d'hygiène (art. R4323-96). Dans Substock, la dotation reste attachée à l'agent, même quand il change de site ou de service.
Source : Code du travail numérique — art. R4323-96Voitures et utilitaires de service : contrôle technique
Premier contrôle technique dans les 6 mois qui précèdent le 4e anniversaire de la mise en circulation du véhicule, et un nouveau contrôle tous les 2 ans ensuite, pour la voiture (M1) comme pour la camionnette (N1). Celle-ci repasse aussi, un an après chaque visite, un contrôle complémentaire des émissions, sauf exemptions.
Source : Service-public.gouv.fr — contrôle technique d'une voitureInformations générales à vérifier avec les textes en vigueur, votre conseiller de prévention ou votre organisme de contrôle ; Substock aide à suivre les échéances mais ne se substitue pas aux obligations de l'employeur ou de l'autorité territoriale.
Fournitures, matériel, véhicules, EPI : oui. Bâtiments, marchés, comptabilité : non.
Une collectivité ou un réseau d'agences utilise déjà un logiciel financier, parfois une GMAO ou un outil de patrimoine. Substock se limite aux ressources qui circulent : fournitures, matériel, véhicules et EPI.
Ce que Substock gère
- Stock de fournitures de chaque site, magasin et véhicule, avec seuils
- Prêts et transferts de matériel entre services et entre sites
- Demandes des services vers le magasin central, validées ou refusées
- Véhicules de service : affectation, contrôle technique, entretien
- EPI, autorisations de conduite et VGP datés, avec alertes
Ce qu’il ne fait pas
- Pas de gestion patrimoniale des bâtiments ni de GMAO bâtimentaire
- Ni marchés publics, ni comptabilité publique, ni facturation
- Pas de gestion locative ni de réservation de salles
- Ni paie, ni pointage des agents, ni télématique des véhicules
Votre logiciel financier garde les engagements et les marchés, votre outil de patrimoine les bâtiments. Substock suit ce qui passe du magasin central aux sites, aux véhicules et aux agents.
Questions fréquentes des collectivités et organisations multisites
Les questions posées par les directions techniques, les responsables de magasin et les gestionnaires de plusieurs agences avant de démarrer.
Substock convient-il à une commune ou à une intercommunalité ?
Oui, pour le matériel, les fournitures, les véhicules de service et les EPI des agents, répartis entre centre technique, bâtiments et services. La comptabilité publique et les marchés publics restent dans le logiciel financier, que Substock ne remplace pas. Dans une intercommunalité, chaque commune ou pôle peut avoir ses propres emplacements.
Chaque site peut-il gérer son propre stock ?
Oui. Chaque site, réserve ou véhicule est un emplacement qui a son propre stock et ses seuils minimums. Les sorties et les comptages faits sur place le mettent à jour. Pour un article donné, vous voyez les quantités emplacement par emplacement et savez où en prendre avant de commander.
Comment suivre le matériel prêté à un autre service ou transféré entre deux sites ?
Le transfert enregistre le site de départ, le site d'arrivée et la date. Pour une machine suivie à l'unité, comme une autolaveuse ou un groupe électrogène, vous voyez qui la détient, depuis quand et le retour attendu. Un scan du QR code avec le téléphone suffit au départ comme au retour.
Peut-on inventorier le matériel présent dans chaque bâtiment ?
Oui, pour le matériel qui vous appartient et qui se déplace : machines, outillage, mobilier, fournitures. Chaque équipement suivi à l'unité porte un QR code ; l'inventaire se fait par emplacement, au smartphone, et les écarts sont justifiés. Les installations fixes du bâtiment, comme la chaufferie ou l'ascenseur, restent hors de Substock.
Substock fait-il office de GMAO ou de logiciel de patrimoine immobilier ?
Non. Substock ne gère ni le patrimoine bâti, ni les baux, ni les plans de maintenance des installations techniques, ni la réservation des salles. Il suit les ressources opérationnelles qui circulent entre les sites : fournitures, matériel, véhicules de service, EPI et demandes des services.
Comment reprendre les fichiers Excel tenus par chaque site ?
Par import Excel ou CSV du catalogue et du stock initial. Le plus utile est d'harmoniser d'abord les libellés, pour qu'un même tube LED ne porte pas trois noms selon le site. Les agents travaillent ensuite sur smartphone ou tablette avec l'application web, que l'on ajoute à l'écran d'accueil sans store.
Commencez par le magasin central et deux sites
Créez votre espace, déclarez le magasin central et deux sites, importez leurs listes Excel, puis étiquetez le matériel prêté entre services : vous voyez ce que chaque site détient et ce qui circule.