Fiche par véhicule et par engin
Immatriculation, VIN, marque, modèle, carburant, kilométrage, photo, dépôt de rattachement et numéro interne : la flotte est décrite une fois pour toutes.
Gestion de flotte BTP
Logiciel de gestion de flotte BTP : véhicules et engins sous contrôle.
Une fiche par véhicule et par engin : conducteur, chantier, contrôle technique, assurance, entretien, kilométrage et matériel embarqué, avec une alerte avant chaque échéance.
- Sans carte bancaire
- Alerte avant chaque échéance
Flotte dans l’app
Une page pour voir où est chaque véhicule, qui le conduit et quand le contrôler.
La gestion de flotte dans Substock repose sur une logique simple : chaque véhicule a une fiche, un chantier, un conducteur, des échéances et un historique. La flotte affichée est celle qui roule vraiment.
Affectation aux chantiers et aux conducteurs
Chaque véhicule a un chantier et un conducteur en cours, avec l’historique des affectations : vous savez où est le camion et qui le conduit.
Échéances réglementaires
Contrôle technique, assurance, VGP, tachygraphe, limiteur de vitesse : Substock calcule la prochaine date et vous alerte avant.
Entretien et kilométrage
Dernier entretien, kilométrage, intervalle en mois : la prochaine révision est planifiée, les relevés de compteur viennent du terrain.
Matériel embarqué
L’outillage et le stock affectés à un fourgon sont connus : le contenu du camion se vérifie sans l’ouvrir.
Conducteurs et habilitations
Permis, CACES et visites médicales se suivent sur les fiches des salariés, avec les mêmes alertes que les véhicules.
Paramétrage de la flotte
Catégories, statuts, échéances et intervalles d’entretien.
Un logiciel de gestion de flotte ne sert pas seulement à lister des immatriculations. Vous décidez quelles échéances suivre pour chaque famille de véhicules, à quelle fréquence, et combien de temps avant la date vous voulez être prévenu.
Catégories de véhicules
Utilitaires, poids lourds, engins de chantier, remorques : chaque famille a sa couleur, ses règles et ses échéances par défaut.
Statut du véhicule
Disponible, en service, en maintenance ou hors service : le statut se voit dans la liste et bloque les affectations si besoin.
Types d’échéances
Assurance et entretien tous les 12 mois, tachygraphe, limiteur et contrôle réglementaire tous les 24 mois : périodicités ajustables.
Intervalle d’entretien
Fixez un intervalle en mois ou un seuil kilométrique : la prochaine révision se déduit du dernier entretien.
Délai d’alerte
30 jours avant un CT, 60 jours avant une assurance : chaque type d’échéance a son délai d’avertissement.
Documents joints
Carte grise, attestation d’assurance, procès-verbal de CT et rapports de VGP restent sur la fiche du véhicule.
Nouvelle fiche véhiculeRenseignez le véhicule, ses échéances et son dépôt de rattachement
GénéralÉchéancesEntretien
Ex : Ford Transit L2H2 · GA-412-KX
Fourgon aménagé équipe A, diesel, 84 320 km, dépôt Nord, contrôle technique en novembre.
Utilitaire
Échéances suiviesCT, assurance, entretien, VGP, tachygraphe, limiteur : alerte avant chaque date
EntretienDernier entretien, kilométrage et intervalle donnent la prochaine échéance
AffectationChantier et conducteur en cours, historique des affectations conservé
Cycle de vie d’un véhicule
De la mise en service à la revente : le parcours de chaque véhicule.
De la création de la fiche jusqu’à la sortie de flotte, Substock structure le suivi de chaque véhicule et garde la preuve de chaque contrôle.
Exemple typique
Parcours d’un fourgon d’équipeUn fourgon est créé avec son immatriculation et ses échéances, affecté à un chantier et à un conducteur, suivi au kilomètre, entretenu à intervalle régulier et contrôlé avant chaque date limite.
Immatriculation, marque, modèle, carburant, kilométrage, dépôt et catégorie.
Fiche créée→
Le fourgon part sur Résidence Nord avec son conducteur, dates de début et de fin.
Affectation tracée→
CT, assurance, entretien : chaque échéance a sa date et son délai d’alerte.
Échéances connues→
Le conducteur saisit le compteur depuis le mobile ; l’entretien se déclenche au bon moment.
Compteur à jour→
Le CT et la vidange sont enregistrés avec leurs documents ; la prochaine date se calcule.
Conforme→
L’outillage affecté au fourgon est connu : rien ne disparaît entre deux chantiers.
Contenu connuAffectéRésidence Nord
→
Contrôle technique10/09/26
→
Entretien122 000 km
→
Assurance01/03/27
Affectations, relevés et contrôles
Chaque événement met la fiche véhicule à jour et laisse une trace.
Affectations, changements de conducteur, relevés de kilométrage, contrôles, entretiens et immobilisations : la flotte bouge quand le terrain bouge, et le bureau voit la même chose que le chef d’équipe.
Affectation à un chantier
Le véhicule part sur un chantier avec une date de début et de fin ; le planning et le chantier le voient.
Changement de conducteur
Un fourgon passe d’une équipe à l’autre : le conducteur en cours est mis à jour, l’historique conservé.
Relevé de kilométrage
Le conducteur saisit le compteur depuis le mobile ; le prochain entretien se recalcule.
Contrôle technique ou VGP
Le résultat et le procès-verbal sont enregistrés, la prochaine échéance est posée automatiquement.
Immobilisation
Panne, sinistre ou assurance expirée : le véhicule passe en maintenance ou hors service.
Entretien réalisé
Vidange, freins, pneus : l’intervention est datée avec son kilométrage et son coût, la suivante est planifiée.
Historique de la flotteAffectations, relevés kilométriques, entretiens, contrôles et incidents
57 événements ce mois-ciDateVéhiculeTypeValeurDe → Vers
16/09/26Ford Transit GA-412-KXAffectation3 semaines
Dépôt Nord → Résidence Nord
15/09/26Renault Master FR-208-LMKilométrage121 400 km
Relevé mobile → Entretien à 122 000 km
12/09/26Manitou MT 1840AlerteJ-30
VGP semestrielle → Organisme contacté
10/09/26Peugeot Expert HC-902-RSContrôle techniqueFavorable
Centre CT → Prochain CT 09/28
05/09/26Iveco Daily EX-731-HPStatutHors service
Assurance expirée → Renouvellement en cours
01/09/26Citroën Jumpy FN-118-TAEntretienVidange + freins
Garage partenaire → Prochain à 96 000 km
Échéances réglementaires
Enregistrez le contrôle, joignez le procès-verbal, l’échéance suivante se calcule seule.
Contrôle technique, assurance, VGP, tachygraphe ou limiteur de vitesse n’ont pas besoin d’un classeur. Avec Substock, chaque obligation a sa date, son délai d’alerte et son document, et la flotte reste en règle toute l’année.
Une flotte de chantier cumule les obligations : contrôle technique des utilitaires, VGP des engins de levage, assurance, tachygraphe et limiteur des poids lourds.
Sur les échéances suivies dans Substock, une sur deux était dépassée le jour où elle a été saisie : le retard existe avant l’outil, l’outil sert à le résorber. Pour les engins et appareils de levage, voir la page VGP et contrôles périodiques ; pour les obligations des véhicules, notre guide contrôle des véhicules BTP.
Contrôle technique · Peugeot Expert HC-902-RSUtilitaire · 67 210 km · équipe B
Résultat du contrôleFavorable, sans contre-visite
Plaquettes avant à surveiller · pneus arrière 4 mm
Échéance mise à jour
Réalisé parCentre CT Lyon Est
Date10/09/26
Prochaine échéance10/09/28
Procès-verbalPDF joint
Une échéance par obligation : CT, assurance, entretien, VGP, tachygraphe
Procès-verbaux et attestations joints à la fiche véhicule
Alerte au bureau avant la date, délai réglable par type
Clôture avec motif et historique des échéances passées
Statut disponible, en service, en maintenance ou hors service
Vue de toutes les échéances de la flotte sur un seul écran
Alternative Excel
Excel liste vos véhicules. Substock les suit.
Un tableau de flotte donne une photo au moment où quelqu’un l’a rempli. Substock suit ce qui se passe réellement : affectations, kilométrages, contrôles, entretiens et immobilisations.
Avec Excel ou un classeur
Liste des véhicules sur un tableur, kilométrages jamais à jour
Contrôle technique découvert en retard sur le pare-brise
Assurance renouvelée dans l’urgence, ou oubliée
Personne ne sait quel fourgon est sur quel chantier
Procès-verbaux et attestations éparpillés dans les mails
Outillage du camion inconnu jusqu’au prochain inventaire
Avec Substock
Une fiche par véhicule, à jour depuis le bureau et le terrain
Alerte avant chaque CT, assurance, entretien ou VGP
Chantier et conducteur en cours visibles en un coup d’œil
Kilométrage relevé depuis le mobile
Documents joints à la fiche, prêts pour un contrôle
Matériel embarqué connu pour chaque fourgon
L’objectif n’est pas d’ajouter une couche administrative. L’objectif est que chaque véhicule roule en règle, au bon endroit, et que vous puissiez le prouver.
Testez la gestion de flotte sur un cas réel.
Importez votre liste de véhicules, renseignez les dates de contrôle technique et d’assurance, affectez deux fourgons à un chantier, puis relevez un kilométrage depuis le mobile. En une heure, vous voyez ce que Substock change dans votre suivi.
Modules liés
La flotte se connecte au matériel, aux chantiers et au terrain.
Les véhicules ne vivent pas seuls : ils transportent l’outillage, partent sur les chantiers, sont conduits par des salariés habilités et contrôlés avec le reste du parc.
Pour aller plus loin
Réglementation, entretien et bonnes pratiques de gestion de flotte.
Les guides du blog Substock sur les véhicules de chantier, la maintenance et les obligations réglementaires.
FAQ gestion de flotte
Questions fréquentes sur la gestion de flotte dans Substock.
Les réponses aux questions les plus courantes avant de remplacer un tableau de flotte Excel par un logiciel de gestion de flotte partagé entre le bureau, le dépôt et le chantier.
Tous les véhicules de l’entreprise : utilitaires, fourgons, poids lourds, remorques, ainsi que les engins de chantier comme les télescopiques, nacelles ou mini-pelles. Chaque véhicule a sa fiche avec immatriculation, VIN, marque, modèle, carburant, kilométrage, dépôt de rattachement et catégorie.
Le contrôle technique, l’assurance, l’entretien, la VGP pour les engins et appareils de levage, le tachygraphe, le limiteur de vitesse et tout document à date limite. Chaque échéance a une périodicité, un délai d’alerte et peut porter un document joint. Une fois réalisée, elle est clôturée avec un motif et la suivante est posée.
Vous fixez un délai par type d’échéance, par exemple 30 jours avant un contrôle technique. Substock crée une alerte au bureau et par e-mail avant la date, et l’échéance reste visible tant qu’elle n’est pas acquittée ou clôturée.
Oui. Chaque véhicule a un chantier et un conducteur en cours, et l’historique des affectations est conservé avec les dates de début et de fin. Le chantier affiche les véhicules qui lui sont affectés, et le matériel embarqué dans un fourgon est connu.
La fiche véhicule garde la date et le kilométrage du dernier entretien, ainsi qu’un intervalle en mois. La prochaine révision est planifiée automatiquement, et les relevés de kilométrage saisis depuis le mobile permettent d’anticiper les entretiens liés au compteur.
Oui. Les permis, CACES, habilitations et visites médicales se suivent sur les fiches des salariés avec le même système d’échéances et d’alertes. Vous savez qui est autorisé à conduire quoi.
Oui. L’essai est gratuit et sans carte bancaire. Vous pouvez importer votre liste de véhicules depuis Excel, renseigner quelques échéances de contrôle technique et d’assurance, et tester les alertes sur un cas réel.
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