Le logiciel de gestion d’entrepôt pensé pour les équipes qui manipulent
Un entrepôt ne se pilote pas depuis un tableur. Substock centralise les emplacements, les quantités, les mouvements et les équipes dans une interface utilisable au scan, depuis le quai comme depuis le bureau.
Le problème d’un entrepôt n’est pas la rigueur, c’est la latence
Ces chiffres viennent des dépôts réellement suivis dans Substock, pas d’une estimation de secteur. Ils disent la même chose sous trois angles : l’écart existe bien avant qu’on le voie.
Périmètre : dépôts et catalogues d’entreprises suivis dans Substock — un catalogue de 1 990 références représentant 831 631 € de stock observé sur 146 jours pour la valeur immobile, 4 216 références valorisées et 3 826 lignes comptées pour la répartition des écarts. Échantillon réel mais restreint : il vaut pour la hiérarchie des ordres de grandeur, pas comme mesure de secteur.
Six situations que tout responsable de dépôt reconnaît
Quand les emplacements, les quantités, les sorties et les réceptions vivent dans des fichiers séparés, la fiabilité baisse d’elle-même, sans que personne n’ait mal fait son travail.
Un écart découvert des semaines trop tard
Entre le moment où un article bouge réellement et celui où l’écart est constaté, le stock affiché n’est plus le stock réel. Un comptage annuel découvre l’écart, il ne le prévient pas.
Des emplacements approximatifs
Une référence rangée « quelque part dans l’entrepôt » se cherche. Sans emplacement enregistré, chaque préparation commence par une recherche.
Du stock dormant invisible
Des références immobilisent de la valeur sans jamais sortir, mais rien ne les distingue de celles qui sortent sans être saisies. Les deux se ressemblent dans un tableur.
Des sorties non enregistrées
Un article pris sans passer par le magasin disparaît du réel sans disparaître du fichier. C’est la première cause d’écart, avant le vol et la casse.
Un inventaire qui arrête l’activité
Compter la totalité du stock une fois par an suppose de fermer l’entrepôt, et ne dit rien des onze autres mois de l’année.
Des achats en urgence malgré du stock
Le manque de visibilité par emplacement provoque des commandes urgentes sur des références déjà présentes ailleurs dans le réseau.
Quatre étapes, et le stock reste juste entre les deux
Substock relie la réception, le rangement, la préparation et le comptage pour que le stock affiché corresponde au stock présent.
Réceptionnez
Contrôlez la livraison ligne par ligne, enregistrez les réceptions partielles et constatez l’écart au moment où il se produit.
Rangez à un emplacement
Affectez chaque référence à une zone, une allée ou un simple libellé. La granularité est la vôtre, pas celle imposée par l’outil.
Préparez et sortez
Les demandes arrivent du terrain, le magasin prépare, la sortie est scannée et rattachée à une équipe, un véhicule ou un site.
Comptez en tournant
Une fraction du stock est comptée à intervalles réguliers, en fonction de la valeur des références, sans arrêter l’activité.
Les fonctions qui font tenir un stock au quotidien
Centralisez dans un même outil les emplacements, les quantités, les mouvements, les demandes des équipes et les approvisionnements.
Stock quantitatif et alertes
Visualisez les quantités disponibles par emplacement et anticipez les ruptures grâce aux seuils minimums.
QR code et codes-barres
Étiquetez les références et les emplacements pour retrouver, sortir et compter sans saisie manuelle.
Scanner mobile
Recherchez, sortez, transférez et contrôlez depuis le téléphone, sans matériel dédié ni douchette.
Commandes fournisseurs et réceptions
Suivez les articles commandés, les livraisons partielles et la mise à jour des quantités réellement reçues.
Préparation magasin ou dépôt
Centralisez les demandes, préparez les articles et conservez une trace des sorties vers les équipes.
Demandes matériel
Les équipes transmettent leurs besoins sans multiplier les appels, les messages et les demandes informelles.
Matériel, véhicules et équipes
Reliez les ressources aux bons collaborateurs, véhicules, sites ou opérations, et tracez les retours.
Suivi unitaire
Suivez chaque équipement important avec son numéro de série, son état, sa localisation et son historique.
Import de masse du catalogue
Importez votre catalogue existant depuis Excel ou CSV sans recréer manuellement chaque article.
Import IA de commandes, BL et factures
Exploitez les documents fournisseurs pour limiter la ressaisie et préparer plus rapidement les réceptions.
Conçu pour les dépôts qui manipulent, pas pour les plateformes automatisées
Substock s’adresse aux entrepôts et magasins dont le catalogue va de quelques centaines à quelques milliers de références, et dont les équipes sortent le matériel elles-mêmes.
Négoce et distribution
Références techniques, emplacements, réceptions fournisseurs et sorties clients ou chantiers.
Magasin central multisites
Un dépôt principal qui alimente des agences, des équipes et des sites répartis.
Dépôts de services techniques
Outillage, pièces, consommables et EPI distribués aux équipes d’intervention.
Location et mise à disposition
Matériel qui part, revient, se contrôle au retour et repart sur une autre affaire.
Pièces détachées et SAV
Catalogues profonds où quelques références portent l’essentiel de la valeur immobilisée.
Consommables et EPI
Articles à faible valeur unitaire, forte rotation, et dont la rupture arrête le travail.
Stock avancé en atelier
Petits stocks déportés au plus près des postes, à rattacher au stock central.
Entrepôts de collectivités
Magasins de services techniques, régies et centres d’exploitation multi-bâtiments.
Passez des fichiers dispersés à un stock que tout le monde lit pareil
Substock remplace les informations éparpillées par une base unique, accessible au magasin, aux équipes et à la direction.
Avant Substock
Avec Substock
Ce qu’il faut savoir avant de choisir
Y compris ce que Substock ne fait pas : mieux vaut le savoir maintenant que trois semaines après le démarrage.
Substock est-il un WMS ?
Non, et c’est délibéré. Substock ne gère pas d’ondes de préparation, ni d’optimisation de picking à la seconde, ni de convoyeurs. C’est un outil pour les équipes qui manipulent, sur des catalogues de quelques centaines à quelques milliers de références. Si votre entrepôt est une plateforme logistique automatisée, il vous faut un WMS.
Peut-on gérer plusieurs entrepôts et emplacements ?
Oui. Le stock peut être organisé entre plusieurs entrepôts, zones, allées, véhicules, équipes et sites. Une même référence peut exister à plusieurs emplacements avec des quantités distinctes.
Faut-il une douchette pour scanner ?
Non. L’appareil photo du téléphone suffit pour lire les QR codes et les codes-barres. Aucun matériel dédié n’est nécessaire pour démarrer.
Peut-on faire de l’inventaire tournant ?
Oui. Une fraction du catalogue est comptée à intervalles réguliers plutôt que la totalité une fois par an. La fréquence peut être indexée sur la valeur des références, ce qui concentre l’effort là où l’enjeu financier est réel.
Peut-on importer un catalogue existant ?
Oui. L’import de masse reprend une liste d’articles depuis un fichier Excel ou CSV, avec contrôle des doublons, afin de limiter la ressaisie au démarrage.
Substock remplace-t-il un ERP ?
Non. Substock ne fait ni comptabilité, ni facturation, ni gestion commerciale. Il centralise les ressources physiques et leurs mouvements : références, emplacements, quantités, équipements, équipes, demandes, commandes et réceptions.
Trois méthodes détaillées, avec les chiffres
Les articles du blog Substock qui traitent des sujets abordés sur cette page.
Gérer des stocks répartis sur plusieurs entrepôts
Sept pratiques pour tenir un stock cohérent quand il est éclaté entre plusieurs sites.
L’inventaire tournant : définition et méthode
Compter une fraction du stock à intervalles réguliers, sans fermer l’entrepôt.
L’analyse ABC, vérifiée sur 4 216 références
Où se trouve réellement la valeur d’un catalogue, et où partent les écarts.
Prêt à savoir ce qu’il y a réellement dans votre entrepôt ?
Importez votre catalogue depuis Excel ou CSV, étiquetez quelques emplacements, et lancez un premier comptage tournant. Une trentaine de références suffisent pour voir l’écart entre le fichier et le réel.