Logiciel de gestion d'entrepôt et de dépôt
PME avec entrepôt et dépôts : un stock qui reste juste du rayonnage au camion.
Réceptions, emplacements, sorties, transferts et comptages dans un seul outil, scan au téléphone compris : magasiniers, chauffeurs et bureau voient le même stock.
- Sans carte bancaire
- Scan sans douchette
Le fichier annonce 40, le rayonnage en contient 12 : où l'écart est-il né ?
Quand le stock est réparti entre un entrepôt, des dépôts, des camions et des sites, chaque mouvement non saisi crée un écart. Personne n'a mal travaillé : l'information ne suit simplement pas le matériel.
Un écart constaté des mois plus tard
Un carton de gants part sans être saisi. Le fichier reste faux jusqu'au comptage de fin d'année, qui révèle l'écart sans dire quand ni vers où le stock est parti.
Des emplacements connus des seuls anciens
L'article est « au fond, derrière les palettes ». Le magasinier habituel absent, chaque préparation commence par un tour des allées et un appel à un collègue.
Le stock embarqué dans les camions oublié
Chaque fourgon transporte sa réserve de consommables. Elle n'apparaît nulle part : on recommande au fournisseur ce qui dort déjà dans un véhicule.
Une commande urgente, du stock à côté
Le dépôt nord manque de film étirable, celui du sud en garde trois palettes. Faute de vue par emplacement, l'achat express part avant que l'on pense au transfert.
Une livraison contrôlée après coup
Le bon de livraison est signé, le transporteur est reparti. Deux jours plus tard, il manque six colis, et rien ne permet de prouver ce qui a vraiment été déchargé.
L'inventaire qui ferme le magasin
Tout compter d'un coup immobilise le magasin une ou deux journées. Et ce comptage unique ne dit rien de ce qui s'est passé pendant les onze autres mois.
Deux métiers où le matériel sort, voyage, puis doit revenir
Ici, la logistique n'est pas celle des plateformes e-commerce : c'est celle des entreprises dont le matériel et les consommables circulent entre entrepôt, camions et adresses de clients. Deux métiers ont leur page détaillée.
Location de matériel
Parc loué suivi à l'unité : sorties et retours contrôlés, atelier, VGP des nacelles et chariots, machines envoyées d'une agence à l'autre.
Déménagement
Monte-meubles et leur VGP semestrielle, cartons et couvertures répartis entre dépôt et camions, caisses navettes à récupérer chez le client.
Des racks aux fourgons : ce qu'une PME avec entrepôt suit dans Substock
Les chariots, les aides à la manutention et l'outillage prêté se suivent à l'unité. Emballages, pièces et consommables se comptent par emplacement. Chariots, hayons et racks portent leurs contrôles, chaque cariste ses EPI.
Chariots élévateurs et gerbeurs
Chariots frontaux, chariots à mât rétractable, gerbeurs : n° de série, VGP semestrielle des chariots élévateurs, rapport joint, blocage si réserve.
Aides à la manutention
Transpalettes manuels, diables, chariots à plateau, rolls, tables élévatrices : QR code par unité, dépôt ou camion de rattachement, état.
Rayonnages et racks à palettes
Racks à palettes, rayonnages mi-lourds, cantilevers : contrôle annuel planifié, rapport de vérification joint, réserves suivies jusqu'à leur levée.
Emballage et expédition
Film étirable, feuillards, cornières, adhésif, étiquettes, palettes Europe : quantités par entrepôt et par dépôt, seuil minimum par article.
Pièces et consommables techniques
Visserie, filtres, courroies, piles, fusibles, pièces de rechange : quantités par emplacement, sortie rattachée à une équipe, un véhicule ou un site.
Outillage prêté aux équipes
Visseuses, perforateurs, lasers, détecteurs, groupes électrogènes : qui l'a emprunté, depuis quand, retour attendu et historique.
Fourgons, porteurs et hayons
Fourgons, porteurs à hayon élévateur, remorques : chauffeur affecté, contrôle technique, entretien, kilométrage, matériel et stock à bord.
EPI des magasiniers et caristes
Chaussures de sécurité, gants anti-coupure, gilets haute visibilité : dotation datée par personne, renouvellement signalé avant l'échéance.
Réception, rangement, sortie, comptage : le stock tenu à chaque passage
Quatre étapes qui suivent un article depuis la livraison du fournisseur jusqu'à l'équipe qui l'utilise, sans ressaisie entre le magasin et le bureau.
Réceptionner contre la commande
La livraison est rapprochée de la commande fournisseur, ligne par ligne. Un reliquat reste ouvert ; l'import IA lit le bon de livraison pour limiter la saisie.
Ranger au bon emplacement
L'article entre dans le stock d'un entrepôt, d'un dépôt ou d'un véhicule. Son étiquette QR, ou le code-barres déjà présent, permet ensuite de le retrouver par scan.
Préparer et sortir au scan
Les équipes demandent depuis leur téléphone. Le magasin valide, prépare, sert en partie si un article manque, et la sortie est rattachée à une personne ou à un site.
Compter par roulement
Plutôt qu'un grand inventaire annuel, une partie des références est comptée chaque semaine, au dépôt ou dans un camion. Chaque écart constaté est justifié.
Les modules Substock qui tiennent un stock réparti sur plusieurs lieux
Six modules qui couvrent le trajet d'un article : réception fournisseur, rayonnage, véhicule, puis site où travaillent vos équipes.
Un même article, plusieurs entrepôts et véhicules
Quantités par entrepôt, dépôt, véhicule ou site, seuil minimum, unités et conditionnements, réapprovisionnement et inventaire tournant.
Commandes fournisseurs rapprochées des livraisons
Chaque ligne commandée est suivie jusqu'à sa réception, partielle ou totale, vers l'entrepôt ou le site de destination ; le stock suit.
Les demandes des équipes préparées au magasin
File des demandes, préparation, validation partielle quand un article manque, sortie tracée vers la personne, le véhicule ou le site.
Le smartphone à la place de la douchette
La caméra lit QR codes et codes-barres pour rechercher, sortir, transférer, réintégrer ou compter un article, du magasin au camion.
Des comptages au dépôt comme dans les camions
Inventaire au dépôt, sur le site ou dans le camion, emplacement par emplacement ; chaque écart relevé doit être justifié.
VGP des chariots et des hayons, contrôle des racks
Chaque famille a sa fréquence et son organisme ; les rapports sont joints, un rappel précède la date, et un chariot sous réserve peut être bloqué.
Chariots, caristes, manutention, racks, inventaire : ce que disent les textes
Cinq règles ou recommandations qui touchent un entrepôt ou un dépôt de PME. Pour chacune : le contenu du texte, puis ce que vous pouvez en tenir dans Substock (dates, rapports, autorisations, comptages).
Chariots élévateurs et hayons : VGP tous les six mois
L'arrêté du 1er mars 2004 cite les chariots élévateurs et les hayons élévateurs parmi les appareils de levage vérifiés tous les six mois, au lieu de douze (art. 20 II et 23 a). Dans Substock, chaque chariot ou hayon porte sa périodicité, son organisme et ses rapports, et peut être immobilisé jusqu'à la levée d'une réserve.
Source : OPPBTP — arrêté du 1er mars 2004, art. 23Caristes : autorisation de l'employeur et examen médical
Les chariots à conducteur porté, listés à l'art. 2 de l'arrêté du 26 septembre 2025, ne se conduisent qu'avec l'autorisation de l'employeur (R4323-56). Depuis octobre 2025, s'y ajoute une attestation d'absence de contre-indication, que délivre le médecin du travail, pour cinq années. Substock date autorisations et CACES.
Source : Code du travail — art. R4323-56Manutention manuelle : aides mécaniques à disposition
Le Code du travail demande d'abord d'éviter le port de charges à la main, en particulier grâce à des équipements mécaniques (R4541-3). Si c'est impossible, l'employeur évalue les risques et fournit des aides mécaniques (R4541-5). Substock montre où se trouvent transpalettes, diables et gerbeurs, et dans quel état.
Source : Code du travail — art. R4541-5Rayonnages : surveillance régulière, vérification annuelle
Pour les rayonnages métalliques en hauteur, l'INRS recommande une surveillance régulière, une vérification annuelle approfondie par une personne compétente et une plaque indiquant la charge maximale à chaque entrée de rangée. Dans Substock, ce contrôle annuel peut être planifié comme un contrôle périodique, rapport joint.
Source : INRS — ED 6468, rayonnages métalliquesInventaire comptable au moins tous les 12 mois
Une société commerciale, comme un commerçant, contrôle par un inventaire, au maximum tous les 12 mois, la valeur de ses actifs et passifs (Code de commerce, art. L123-12 et s.). Substock fournit les quantités comptées par emplacement et les écarts justifiés ; valorisation et écritures restent chez votre expert-comptable.
Source : Service Public Entreprendre — obligations comptablesInformations générales, à vérifier avec les textes en vigueur, votre organisme de contrôle et votre expert-comptable ; Substock aide à suivre les échéances mais ne se substitue pas aux obligations de l'employeur.
Un outil de stock pour PME terrain, pas un WMS de plateforme logistique
Substock vise les entreprises dont les équipes rangent, sortent et transportent elles-mêmes matériel et consommables. Une plateforme e-commerce ou un prestataire logistique multi-clients a besoin d'un WMS.
Ce que Substock gère
- Stock par entrepôt, dépôt, véhicule et site, avec seuils minimums
- Réceptions contre commande, reliquats compris, import IA des BL
- Demandes des équipes, préparation au magasin, sortie scannée
- Inventaire tournant au dépôt ou dans un camion, écarts justifiés
- VGP des chariots et hayons, contrôle des racks, CACES des caristes
Ce qu’il ne fait pas
- Pas de WMS : ni vagues de préparation, ni optimisation d'adressage
- Pas de TMS : ni tournées optimisées, ni affrètement de transporteurs
- Pas d'EDI, de boutique en ligne, ni de gestion de lots ou de DLUO
- Pas de facturation, de gestion commerciale ni de comptabilité
Gardez votre logiciel de gestion commerciale pour les ventes, les factures et la comptabilité. Substock s'utilise à côté pour le stock physique et ses mouvements.
Questions fréquentes avant de choisir un logiciel d'entrepôt
Y compris ce que Substock ne fait pas : mieux vaut le savoir avant de démarrer qu'après avoir étiqueté tout le magasin.
Substock est-il un WMS ?
Non, et c'est voulu. Substock n'organise ni vagues de préparation, ni adressage optimisé, ni pilotage de convoyeurs, et ne gère ni lots ni DLUO. Il convient aux entrepôts et dépôts de PME dont les équipes rangent et sortent elles-mêmes le matériel. Pour une plateforme e-commerce ou un prestataire logistique multi-clients, un WMS reste nécessaire.
Peut-on suivre le stock de plusieurs entrepôts, dépôts et véhicules ?
Oui. Entrepôts, dépôts, véhicules et sites sont autant d'emplacements, chacun avec son stock ; un même article peut figurer dans plusieurs d'entre eux. Les transferts entre emplacements sont scannés : vous voyez le disponible ailleurs avant de passer une commande urgente.
Faut-il des terminaux ou une douchette pour scanner ?
Non. Un smartphone suffit : Substock s'utilise depuis son navigateur, ou installé sur l'écran d'accueil comme une application web. Sa caméra lit les QR codes générés par Substock et les codes-barres déjà imprimés sur vos articles, une fois associés à leur fiche.
Comment faire un inventaire sans fermer l'entrepôt ?
Avec l'inventaire tournant : vous comptez une partie des références à intervalles réguliers, au dépôt comme dans les véhicules, et chaque écart est justifié. Cela ne remplace pas de lui-même l'inventaire comptable annuel : validez l'organisation retenue avec votre expert-comptable.
Peut-on reprendre notre fichier Excel d'articles et de quantités ?
Oui. L'import Excel ou CSV reprend le catalogue et le stock initial de chaque emplacement. Pour la suite, l'import IA extrait les lignes d'un BL, d'une facture ou d'une commande fournisseur ; vous validez sa proposition avant toute création d'article ou de réception.
Substock remplace-t-il notre ERP ou notre logiciel de gestion commerciale ?
Non. Devis, facturation, comptabilité et gestion commerciale restent hors de Substock, dans vos logiciels. Il tient ce qu'ils suivent mal : où se trouve chaque article, qui l'a sorti, ce qui a été reçu, ce qui reste dans les véhicules, et les contrôles des chariots et hayons.
Comptez trente références et comparez-les à votre fichier
Importez votre liste d'articles depuis Excel ou CSV, créez vos dépôts et véhicules, étiquetez quelques références et lancez un premier comptage depuis le téléphone. Vous verrez où votre fichier et le réel divergent.