Logiciel pour entreprises de nettoyage
Entreprises de nettoyage : chaque site client réassorti à temps.
Produits d'entretien, papier, sacs, autolaveuses et EPI dans une seule appli : le dépôt, le bureau et les chefs d'équipe voient le même stock, site par site.
- Sans carte bancaire
- Stock suivi par site client
Quand le stock dort dans les locaux de ménage de vos clients
Une entreprise de propreté ne garde pas tout au dépôt. Produits, papier et sacs sont rangés chez chaque client, les machines passent d'un site à l'autre et les équipes changent selon les horaires. Personne n'a la vue d'ensemble.
Le local de ménage vide un lundi matin
L'agent découvre qu'il ne reste ni essuie-mains ni sacs de 110 L. Le réassort part en urgence, souvent dans la voiture du chef d'équipe.
Des cartons qui dorment sur d'autres sites
Pendant ce temps, un autre client accumule papier toilette et recharges de savon, parce que personne ne voit ce qui reste dans chaque local.
L'autolaveuse partie pour un décapage
Prêtée à une autre équipe pour une remise en état, elle n'est jamais revenue sur son site. Le lendemain, l'équipe du matin la cherche au lieu de nettoyer.
Batteries et révisions traitées trop tard
Batteries d'autolaveuse fatiguées, suceur usé, brosses de monobrosse à changer : l'entretien se fait quand la machine s'arrête, en plein contrat.
Gants, lunettes et harnais remis sans trace
Un agent qui change de site, un renfort en période de congés : qui a reçu ses gants nitrile, ses lunettes, son harnais de vitrerie, et à quelle date ?
Les remises en état bousculent le matériel
Un décapage ou un shampooing de moquette mobilise l'injecteur-extracteur, le nettoyeur haute pression et le fourgon le jour où l'équipe d'entretien courant en a besoin.
Ce qu'une entreprise de propreté suit dans Substock
Les machines se suivent à l'unité, les produits et consommables en quantité par site, le matériel de hauteur et les EPI avec des échéances. Chaque site client a sa fiche, qui s'appelle « chantier » dans Substock.
Autolaveuses, balayeuses, monobrosses
Autolaveuses accompagnées ou autoportées, balayeuses, monobrosses : n° de série, site d'affectation, état et historique des révisions.
Batteries et chargeurs
Batteries de traction et chargeurs d'autolaveuses, batteries d'aspirateurs dorsaux : suivis à l'unité avec la machine et le site où ils se trouvent.
Aspirateurs, injecteurs, haute pression
Aspirateurs eau et poussières, injecteurs-extracteurs, nettoyeurs haute pression : entretien périodique, comptes rendus joints, machine immobilisée.
Produits d'entretien
Détergents sols, dégraissants, désinfectants, détartrants, produits vitres : quantités au dépôt et dans chaque local de ménage, FDS jointe à la fiche.
Papier, savon, sacs et essuyage
Papier toilette, essuie-mains, recharges de savon, sacs 30 à 110 L, microfibres et franges : seuil par site client et réassort préparé au dépôt.
Vitrerie et travail en hauteur
Perches télescopiques à eau pure, plateformes individuelles roulantes, escabeaux, harnais : vérifications datées, rapports joints, alertes.
Fourgons et véhicules d'équipe
Fourgons des équipes mobiles, utilitaires des remises en état, véhicules des chefs d'équipe : entretien, contrôle technique, matériel embarqué.
EPI des agents
Gants nitrile à manchettes longues, lunettes, écran facial, chaussures antidérapantes : dotation nominative, date de remise, renouvellement.
Le réassort des sites clients organisé en quatre temps
Le dépôt n'a plus à deviner ce qui manque chez chaque client. Les seuils sont posés une fois, les chefs d'équipe signalent depuis le site et les machines circulent avec une trace.
Recenser dépôt et locaux de ménage
Importez votre liste Excel d'articles et de machines. Créez chaque site client, puis saisissez ce que contient son local de ménage au premier passage.
Fixer un seuil par site
Quatre cartons d'essuie-mains sur un site de bureaux, deux dans une copropriété : chaque article a son seuil par site, et l'alerte stock bas remonte au bureau.
Préparer le réassort au dépôt
Les demandes des chefs d'équipe arrivent dans une file unique. Le dépôt prépare, valide en partie si besoin, et la sortie est tracée vers le site ou le fourgon.
Faire tourner les machines
Autolaveuse ou injecteur-extracteur prêté pour une remise en état : un scan au départ et au retour enregistre le site, l'état et l'entretien à prévoir.
Les fonctions de Substock appliquées à la propreté
Pas de module spécial nettoyage : les fonctions de gestion de Substock, réglées sur vos sites clients, vos machines, vos produits et vos équipes.
Un stock par local de ménage, avec seuils
Quantités au dépôt, dans chaque fourgon et chez chaque client, seuil minimum par article : l'alerte tombe avant le dernier rouleau.
Le chef d'équipe demande depuis le site
Papier, sacs, produit vitres ou machine de remplacement : la demande part du smartphone et arrive dans la file du dépôt, qui valide ou refuse.
Chaque autolaveuse et chaque batterie identifiée
N° de série, QR code, site, état et historique pour les autolaveuses, monobrosses, injecteurs-extracteurs, batteries et chargeurs.
Remises en état planifiées avec leurs machines
Équipes, sites, véhicules et machines sur une même vue, avec les conflits quand deux interventions réservent le même injecteur-extracteur.
Révisions machines et harnais sous alerte
Périodicité par famille d'équipements, rapports joints, alerte avant échéance, matériel immobilisé jusqu'à la réparation ou la levée de réserve.
Gants, lunettes et harnais nominatifs
Registre des EPI remis à chaque agent, dates de dotation, durée de vie et alerte avant renouvellement, y compris pour les renforts.
Produits chimiques, EPI, hauteur, sites clients : les points à suivre
Cinq sujets reviennent souvent dans une entreprise de propreté. Voici ce que disent les sources officielles et ce que Substock permet d'enregistrer, sans être un logiciel de gestion des risques chimiques.
Fiches de données de sécurité accessibles aux agents
Le fournisseur d'un produit dangereux doit remettre sa FDS (REACH, art. 31). L'employeur la transmet au médecin du travail, en donne l'accès aux salariés (art. R. 4412-38) et s'en sert pour la notice de poste. Substock peut joindre la FDS à la fiche produit, sans remplacer l'évaluation du risque chimique ni la notice.
Source : INRS — ED 6483, la fiche de données de sécuritéGants et protection des yeux adaptés aux produits
Pour le nettoyage, l'INRS préconise des gants épais à manchettes longues, en nitrile, néoprène ou vinyle plutôt qu'en latex (matériau indiqué en rubrique 8 de la FDS), et un tablier avec écran facial pour les transvasements et produits corrosifs. Substock trace chaque dotation nominative et sa date.
Source : INRS — ED 152, risque chimique pendant les travaux de nettoyageVitrerie : protection collective d'abord, harnais vérifiés
Le harnais n'intervient qu'en cas d'impossibilité de protection collective (art. R. 4323-61) et l'échelle n'est un poste de travail que par exception (art. R. 4323-63). Certains EPI antichute font l'objet d'une vérification au moins annuelle (arrêté du 19 mars 1993). Substock date ces vérifications et alerte avant l'échéance.
Source : INRS — réglementation sur le travail en hauteurPlan de prévention sur le site du client
Le client, entreprise utilisatrice, organise une inspection commune préalable ; si les activités interfèrent, un plan de prévention est arrêté (art. R. 4512-6), écrit dès 400 heures sur 12 mois ou pour des travaux dangereux listés par arrêté (art. R. 4512-7). Substock ne le rédige pas ; il montre qui intervient sur chaque site.
Source : INRS — entreprises extérieures, mesures préalablesAutolaveuse autoportée : conducteur formé
Conduire un équipement de travail mobile automoteur exige une formation (art. R. 4323-55) ; l'INRS y range les machines à conducteur porté comme les laveuses et balayeuses industrielles. Substock peut noter cette formation dans les habilitations de l'agent, à côté de ses dotations d'EPI.
Source : INRS — ED 6348, formation, autorisation de conduite et CACESInformations générales à vérifier avec les textes en vigueur, votre service de prévention et de santé au travail ou votre organisme de contrôle : Substock aide à suivre documents, dotations et échéances, mais ne se substitue pas aux obligations de l'employeur.
Ce que Substock fait pour une entreprise de propreté, et ce qu'il ne fait pas
Les logiciels du secteur gèrent souvent le planning horaire, le pointage des agents, le contrôle qualité et la facturation. Substock s'occupe du stock, des machines, des EPI et des véhicules.
Ce que Substock gère
- Suivre le stock de chaque local de ménage avec des seuils
- Préparer et tracer les réassorts du dépôt vers les sites clients
- Identifier autolaveuses, monobrosses et batteries par QR code
- Planifier équipes, véhicules et machines sur les remises en état
- Tracer les EPI remis et les vérifications des harnais
Ce qu’il ne fait pas
- Pas de pointage, de badgeuse ni de paie
- Pas de planning horaire détaillé des agents par vacation
- Pas de contrôle qualité des prestations chez le client
- Ni devis, ni facturation client, ni comptabilité
Gardez votre outil de planning horaire, de pointage et de facturation. Substock gère ce qui circule entre le dépôt, les véhicules et les locaux de ménage de vos clients.
Questions fréquentes des entreprises de nettoyage
Les questions posées par les entreprises de propreté et les services de nettoyage multisites avant de démarrer.
Substock remplace-t-il un logiciel de gestion pour entreprise de nettoyage ?
Non. Substock ne fait ni pointage, ni badgeuse, ni paie, ni planning horaire détaillé des agents, ni contrôle qualité, ni devis ou facturation. Il s'utilise à côté de ces outils pour gérer les produits, les consommables, les machines, les EPI, les véhicules et les réassorts des sites clients.
Comment suivre le stock rangé dans les locaux de ménage des clients ?
Chaque site client a sa fiche, avec son propre stock, en plus du dépôt et des fourgons. Vous fixez un seuil par article et par site ; les sorties et les comptages du chef d'équipe mettent les quantités à jour, et l'alerte stock bas remonte au bureau avant la rupture.
Peut-on suivre les batteries et l'entretien des autolaveuses ?
Oui. Chaque autolaveuse, monobrosse ou injecteur-extracteur a son QR code, son site et son historique, et les batteries peuvent être suivies à l'unité. Vous fixez une périodicité d'entretien par famille de machines ; Substock alerte avant l'échéance et signale une machine immobilisée.
Peut-on ranger les fiches de données de sécurité dans Substock ?
Vous pouvez joindre la FDS à la fiche de chaque produit pour la retrouver rapidement. Substock n'est pas un logiciel de gestion du risque chimique : il ne vérifie pas la version des FDS, n'établit pas la notice de poste et ne remplace pas l'évaluation des risques.
Comment organiser une remise en état ou un décapage ponctuel ?
Créez l'intervention dans le planning avec son équipe, son fourgon et ses machines : injecteur-extracteur, monobrosse, nettoyeur haute pression. Substock signale un conflit si la même machine est déjà prévue ailleurs, et les produits sortis sont rattachés au site concerné.
Faut-il installer une application sur les téléphones des agents ?
Non, pas de store : Substock est une application web installable depuis le navigateur. Le chef d'équipe scanne les QR codes avec la caméra du téléphone pour sortir un produit, transférer une machine ou compter le contenu d'un local de ménage.
Faites le point sur vos locaux de ménage avant le prochain réassort
Importez vos articles et vos machines, créez vos sites clients et étiquetez autolaveuses et batteries. L'essai est sans carte bancaire ; la démo montre le fonctionnement sur vos propres sites.