Logiciel de gestion des services techniques
Services techniques : ce qui sort du CTM revient tracé.
Matériel de fêtes, engins, magasin, demandes internes et EPI des agents au même endroit : le CTM, les ateliers et les responsables de service voient le même état.
- Sans carte bancaire
- Prêts et retours tracés
Une fête le samedi, et le lundi personne ne sait ce qui manque
Un service technique fait tout à la fois : voirie, bâtiments communaux, espaces verts, écoles, fêtes et manifestations. Le matériel circule entre le CTM, les ateliers, les salles et les associations, souvent sur un simple coup de téléphone.
Des barrières et des tables qui manquent
Après le vide-grenier ou la fête de quartier, il manque des barrières Vauban et deux plateaux de table sont fendus. Restés sur place, prêtés ailleurs ? Personne ne sait.
Des prêts aux associations notés au cahier
Le comité des fêtes emprunte des grilles d'exposition, le club de foot un barnum : sorties notées à la main, retours rarement, relances faites de mémoire.
Des engins partagés entre services
Mini-pelle, tracteur et épareuse, camion benne servent à la voirie comme aux espaces verts. Sans affectation visible, deux chefs d'équipe les prévoient le même matin.
Un magasin vide au mauvais moment
Premier épisode de neige et le sel manque, la peinture de marquage est épuisée avant de refaire les passages piétons : le réassort se décide devant l'étagère vide.
Des demandes éparpillées
Un appel, un SMS, un mot laissé à l'atelier : les besoins en matériel et en fournitures des chefs d'équipe et des services se perdent entre deux interventions.
Vérifications et dotations suivies à part
VGP de la nacelle, entretien des engins, autorisations de conduite, EPI des agents : chaque date vit dans un tableau différent, et une échéance passe inaperçue.
Matériel de fêtes, engins, magasin : chaque famille avec son suivi
Les tables et les barrières se comptent, les podiums et les engins s'identifient un par un, la nacelle et les appareils de levage ont leurs échéances, les EPI sont dotés à chaque agent. Chaque manifestation, bâtiment ou intervention de voirie a sa fiche.
Matériel de fêtes et manifestations
Tables, chaises, bancs, barrières Vauban, grilles d'exposition : quantités au dépôt, sorties vers chaque manifestation, écarts relevés au retour.
Podiums, barnums et sonorisation
Podium démontable, barnums, tentes de réception, sonorisation portable, coffrets électriques forains : identifiés un à un, avec état et historique.
Engins et véhicules
Balayeuse, tracteur et épareuse, mini-pelle, camion benne, utilitaires : affectation, entretien, contrôle technique, matériel à bord.
Nacelles et appareils de levage
Camion nacelle, nacelle ciseaux, palan d'atelier : vérifications générales périodiques datées, rapports joints, appareil immobilisé en cas de réserve.
Outillage des ateliers
Tronçonneuses, débroussailleuses, perforateurs, groupes électrogènes, nettoyeurs haute pression : QR code, atelier de rattachement, prêt et retour.
Signalisation et produits de voirie
Panneaux de travaux et de déviation, cônes, balises, sel de déneigement, enrobé à froid, peinture de marquage : seuils et réassort avant l'hiver.
Fournitures des bâtiments communaux
Ampoules et tubes, quincaillerie, cylindres de serrure, robinetterie, fournitures des écoles et des salles : stock par atelier, sorties par bâtiment.
EPI des agents
Vêtements haute visibilité, chaussures, gants, protections auditives, pantalon et casque de tronçonnage : dotation nominative et renouvellement.
Une manifestation préparée et rangée en quatre temps
Le même circuit sert pour une fête, une cérémonie, une intervention dans une école ou un chantier de voirie : une demande, une préparation, un planning, puis un retour compté.
Recevoir la demande
Le chef d'équipe ou le responsable de service la saisit sur smartphone : 60 chaises, 20 barrières, un coffret forain. Pour une association, un agent la saisit.
Préparer et sortir au dépôt
Le magasinier prépare, valide en partie si le stock ne suffit pas, puis enregistre la sortie. Chaque article est rattaché à la manifestation ou au bâtiment concerné.
Planifier l'équipe et le camion
Le montage prend place au planning : équipe fêtes, camion plateau, matériel. Si la voirie a déjà réservé le camion ce jour-là, le conflit s'affiche.
Compter au retour
Au démontage, un scan ou un comptage enregistre ce qui rentre au CTM. Les écarts restent visibles sur la fiche, et l'état du matériel abîmé est mis à jour.
Du prêt de barrières à la nacelle : six fonctions pour le CTM
Chaque manifestation, bâtiment ou intervention de voirie devient une fiche dans Substock ; les fonctions ci-dessous s'y rattachent et partagent les mêmes données.
Une file unique pour les demandes internes
Saisie sur smartphone, validation ou refus par le CTM. Les associations n'ont pas de compte : l'agent qui reçoit leur demande la saisit.
Sortie et retour du matériel de fêtes au scan
Au départ puis au retour de la manifestation, la caméra du téléphone lit le QR code : ce qui sort et ce qui rentre est enregistré.
Des seuils sur le sel, l'enrobé et la peinture
Quantités par magasin, atelier ou véhicule et seuil propre à chaque article : le signal de réassort arrive avant le premier épisode de neige.
Balayeuse, tracteur, camion benne : fiches à jour
Conducteur ou service affecté, contrôle technique, assurance, entretien, kilométrage, habilitations des conducteurs et matériel embarqué.
VGP de la nacelle et contrôles avec rappel
Périodicité par famille, organisme, rapport joint, rappel avant échéance ; nacelle non conforme bloquée tant que la réserve n'est pas levée.
Les EPI de chaque agent, dotation par dotation
Tenues haute visibilité, chaussures, gants, antibruit, EPI de tronçonnage : date de remise, durée de vie, rappel avant le renouvellement.
Santé et sécurité des agents : les règles qui touchent le CTM
Les collectivités appliquent, sous réserve de leur propre décret, les règles de prévention du Code du travail. Cinq points concernent un service technique ; pour chacun, voici la part que Substock peut suivre, à côté de vos conseillers de prévention.
Le Code du travail s'applique aux services techniques
Le décret n° 85-603 du 10 juin 1985 (art. 3) rend applicables aux collectivités et à leurs établissements les livres I à V de la 4e partie du Code du travail : principes de prévention, équipements de travail, protections individuelles, travail en hauteur. Substock aide à suivre les échéances des équipements et des agents.
Source : fonction-publique.gouv.fr — cadre juridique santé-sécuritéNacelles : une vérification générale tous les six mois
Les nacelles (PEMP) relèvent de l'arrêté du 1er mars 2004 : vérification à la mise en service, puis vérification générale périodique tous les six mois si elles sont motorisées, résultat consigné au registre de sécurité (art. R4323-25). Substock date chaque VGP, joint le rapport et prévient avant la prochaine échéance.
Source : INRS — ED 6339, fiche PEMPMini-pelle, nacelle : autorisation de conduite
La conduite des engins de chantier et des PEMP exige une autorisation de l'employeur (art. R4323-56) : formation, attestation du médecin du travail valable cinq ans, contrôle des connaissances et du savoir-faire, connaissance des lieux. Substock garde autorisations, attestations et CACES sur la fiche de l'agent.
Source : Code du travail numérique — art. R4323-56Aires collectives de jeux : entretien et inspections
Le décret n° 96-1136 du 18 décembre 1996 demande au gestionnaire un plan d'entretien de l'aire, un plan de maintenance des équipements, leur inspection régulière et un dossier tenu à la disposition des agents de contrôle. Substock peut dater ces inspections et joindre les comptes rendus, sans remplacer les plans ni le dossier.
Source : DGCCRF — aires collectives de jeux, entretien et maintenanceTenues haute visibilité et EPI à la charge de l'employeur
L'employeur fournit gratuitement les EPI et les vêtements de travail visés à l'article R4321-4, et en assure l'entretien, la réparation et le remplacement pour qu'ils restent efficaces et propres (art. R4323-95). Substock enregistre chaque dotation, sa date, sa durée de vie et son renouvellement.
Source : Code du travail numérique — article R4323-95 (EPI)Informations générales à vérifier avec les textes en vigueur, votre conseiller de prévention, l'ACFI ou votre organisme de contrôle : Substock aide à suivre les échéances mais ne se substitue pas aux obligations de l'autorité territoriale.
Ce que couvre Substock au CTM, et ce qui reste à vos autres logiciels
Une collectivité a déjà un logiciel financier, parfois un outil de signalements ou de réservation de salles. Substock se place à côté : matériel, engins, magasin du CTM, demandes internes et EPI des agents.
Ce que Substock gère
- Tracer les prêts et retours du matériel de fêtes et de manifestations
- Suivre engins et véhicules : affectation, contrôles, entretien
- Tenir le stock du magasin du CTM avec seuils et réassort
- Centraliser les demandes internes des chefs d'équipe et des services
- Dater les VGP, les autorisations de conduite et les dotations d'EPI
Ce qu’il ne fait pas
- Pas de relation citoyens : ni signalements, ni portail, ni GRC
- Pas de réservation de salles communales
- Ni comptabilité publique, ni marchés publics
- Ni paie, ni temps de travail des agents, ni GMAO du patrimoine bâti
Le logiciel financier garde les engagements, les mandats et les marchés. Substock suit le matériel et les fournitures entre le dépôt, les ateliers, les bâtiments et les manifestations.
Questions fréquentes des services techniques
Les questions que posent les directeurs des services techniques, les responsables de CTM et les magasiniers au moment de choisir un outil.
Substock prend-il la place du logiciel financier ou d'une GMAO du patrimoine ?
Non. Substock ne tient ni la comptabilité publique, ni les engagements, ni les marchés publics, et ce n'est pas une GMAO du patrimoine bâti. Il se place à côté du logiciel financier de la collectivité pour gérer le matériel, les engins, le magasin du CTM, les demandes internes et les EPI des agents.
Les associations peuvent-elles demander du matériel directement dans Substock ?
Non : ni les associations ni les citoyens n'ont de compte. Leur demande arrive comme aujourd'hui, par courrier, formulaire ou téléphone, et l'agent qui la reçoit l'enregistre dans Substock. La sortie, le retour et les éventuels manquants sont ensuite tracés comme pour une manifestation organisée par la commune.
Comment voir ce qui manque après une manifestation ?
Chaque manifestation a sa fiche, avec le matériel sorti : tables, chaises, barrières, barnums, coffrets électriques. Au retour, un scan ou un comptage enregistre ce qui rentre au CTM. L'écart reste visible sur la fiche, et un barnum ou un podium abîmé voit son état mis à jour avec son historique.
Peut-on suivre plusieurs sites : CTM, ateliers, serres, écoles ?
Oui. Chaque lieu est un emplacement avec son propre stock : magasin du CTM, atelier bâtiment, serres, véhicule. Les transferts entre sites sont tracés. Une école ou une salle peut être suivie comme un chantier, pour y rattacher les fournitures posées. Dans une intercommunalité, chaque pôle garde ses emplacements.
Comment préparer le magasin avant l'hiver ?
Fixez un seuil minimum sur le sel de déneigement, l'enrobé à froid ou le sable. Chaque sortie des équipes décompte le stock ; sous le seuil, l'alerte part avant la rupture. La commande fournisseur est ensuite enregistrée, et sa réception, partielle ou totale, réalimente le magasin.
De quel équipement les chefs d'équipe ont-ils besoin sur le terrain ?
D'un smartphone ou d'une tablette avec un navigateur : Substock est une application web que l'on installe depuis le navigateur, sans store. Le chef d'équipe consulte son planning, saisit ses demandes et scanne avec la caméra les QR codes collés sur les barrières, les barnums ou l'outillage.
Préparez la prochaine manifestation avec un inventaire à jour
Créez votre espace, importez la liste du matériel de fêtes et du magasin, puis étiquetez barrières, barnums et engins. Aucune carte bancaire n'est demandée pour l'essai, et la démo part de l'organisation de votre CTM.