Logiciel de gestion du parc de location
Loueurs et services matériel : chaque machine suivie jusqu'au retour.
Parc à l'unité, départs et retours scannés, atelier, VGP et transferts, à côté de votre logiciel de location : dépôt, atelier et chauffeurs voient le même parc.
- Sans carte bancaire
- Départs et retours scannés
Le contrat est enregistré, mais où est la machine, et dans quel état ?
Votre logiciel de location sait ce qui est loué, à qui et jusqu'à quand. Le terrain pose d'autres questions : la nacelle est-elle rentrée, a-t-elle été contrôlée, le groupe est-il encore à l'atelier ? En location interne : que détient chaque chantier ?
Machine rentrée, mais pas contrôlée
La plaque vibrante est déposée au dépôt en fin de journée. Personne ne note son état au retour : elle repart le lendemain avec un défaut que le client suivant découvre.
Des retours attendus qui n'arrivent pas
La date de fin est passée, le groupe électrogène est toujours sur le chantier. Sans liste des retours attendus, le dépôt ne s'en aperçoit qu'au moment où il manque.
Une machine à l'atelier crue disponible
Une nacelle attend une pièce depuis dix jours. Le comptoir la croit prête et la promet ; le problème apparaît au moment de charger le porte-engins.
La VGP qui tombe en pleine location
Nacelles, chariots télescopiques, palans : une VGP qui échoit pendant une location longue oblige à organiser la vérification chez le client ou à reprendre la machine.
Des transferts entre agences sans trace
Une machine part d'une agence pour honorer une location ailleurs, une autre fait le trajet inverse. Sans trace, le parc de chaque agence ne colle plus à l'inventaire.
Location interne : la centrale ne voit rien
La centrale matériel prête étais, groupes et outillage aux chantiers. Sans suivi à l'unité, les retours arrivent au repli, incomplets, et nul ne sait qui a gardé quoi.
De la nacelle au disque diamant : chaque famille du parc suivie à sa manière
Une machine louée se suit à l'unité, avec son numéro de série et son historique. Un élément d'échafaudage ou un disque se compte en quantité. Les appareils de levage portent leurs contrôles, les porte-engins leurs échéances.
Élévation de personnes
Nacelles ciseaux, articulées et télescopiques, mâts verticaux : numéro de série, VGP semestrielle, rapport joint, immobilisation si non conforme.
Levage et manutention
Chariots télescopiques, mini-grues, palans, treuils, élingues et chaînes fournies avec : périodicité, organisme, date du dernier rapport.
Petits engins de chantier
Mini-pelles, chargeuses compactes, dumpers, rouleaux, plaques vibrantes : agence de rattachement, chantier d'affectation, état et retour attendu.
Énergie, air et chauffage de chantier
Groupes électrogènes, tours d'éclairage, compresseurs, déshumidificateurs, chauffages : état au retour, passage atelier, historique.
Outillage électroportatif
Perforateurs, burineurs, carotteuses, scies de sol, découpeuses, ponceuses à béton : un QR code par machine, sortie et retour scannés.
Échafaudage, étaiement, protections
Éléments d'échafaudage, étais, garde-corps, plateaux, barrières de chantier : quantités par agence, par chantier et en retour.
Consommables et pièces d'atelier
Disques diamant, forets, carburant, cartouches de graisse, filtres, courroies, flexibles : quantités par agence et atelier, seuils d'alerte.
Porte-engins et véhicules de livraison
Porteurs, plateaux, fourgons : chauffeur affecté, contrôle technique, assurance, entretien et matériel chargé à bord.
Du départ au retour, puis à l'atelier avant de repartir
Quatre étapes qui suivent une machine de location, que le client soit une entreprise extérieure ou un chantier de votre propre groupe.
Contrôler le départ
La machine est scannée au dépôt et affectée au chantier ou à l'agence, avec sa date de retour attendue. Une machine immobilisée ou hors VGP se repère avant le chargement.
Livrer et suivre sur place
Livraisons et reprises sont au planning, avec chauffeur et porte-engins. Sur le chantier, la machine reste rattachée à cet emplacement, avec son historique.
Réceptionner le retour
Un scan réintègre la machine. L'état est noté et le retour validé par signature ; abîmée ou incomplète, elle part à l'atelier au lieu de revenir en disponible.
Remettre en état avant de relouer
À l'atelier, les pièces détachées sortent du stock et l'entretien est tracé. Si la VGP approche, elle est programmée ; la machine repart une fois la réserve levée.
Les modules Substock pour tenir un parc de location
Six modules pour le parc physique : suivi à l'unité, scan des mouvements, contrôles réglementaires, planning des livraisons, stocks d'atelier et demandes des chantiers.
Chaque machine suivie par son numéro de série
N° de série, QR code, emplacement (agence, chantier, atelier), état, retour attendu et historique complet de chaque machine du parc.
Départs, retours et transferts scannés
Le magasinier ou le chauffeur scanne avec son smartphone : sortie, retour, transfert entre agences ou inventaire, sans lecteur dédié.
VGP des nacelles, chariots et accessoires
Périodicité par famille, organisme, rapport joint, alerte avant échéance, immobilisation de la machine non conforme jusqu'à la levée de réserve.
Livraisons et reprises au planning des chauffeurs
Chauffeurs, porte-engins et machines sur un même planning ; un conflit de véhicule ou de chauffeur s'affiche avant la tournée.
Consommables et pièces détachées par agence
Disques, forets, carburant, filtres et courroies en quantités par agence, atelier et véhicule, avec seuils et inventaire tournant.
Les chantiers demandent, la centrale valide
Pour un service matériel interne : le chef de chantier demande depuis son mobile, la centrale valide ou refuse, prépare puis sort la machine.
Levage, conformité, conduite : les règles qui suivent une machine louée
Cinq règles qui encadrent la mise à disposition d'équipements, côté loueur comme côté utilisateur, et la part que Substock peut en suivre. Il tient les dates et l'historique, sans remplacer vos organismes de contrôle.
Levage loué d'occasion : les examens à la mise en service
En location, un appareil de levage d'occasion sans support particulier n'est soumis qu'à l'examen d'adéquation, le cas échéant de montage et d'installation, et aux essais de fonctionnement, s'il a eu ses VGP depuis sa 1re location par ce loueur (arrêté du 1er mars 2004, art. 15). Substock garde ces VGP et rapports sur sa fiche.
Source : INRS — ED 6339, vérifications des appareils de levageVGP : souvent faite par le loueur, due par l'utilisateur
La VGP d'un appareil de levage a lieu tous les 12 mois, 6 mois pour ceux qui transportent des personnes ou élèvent un poste de travail (art. 23). Pour du matériel loué, l'INRS indique qu'elle est en pratique faite par le loueur ; l'employeur utilisateur s'assure que les rapports sont fournis. Substock alerte avant échéance.
Source : INRS — contrôles périodiques des équipementsCarnet de maintenance de chaque appareil de levage
Pour chaque appareil de levage, le chef d'établissement tient un carnet de maintenance : opérations prévues par le fabricant, inspections, entretiens, réparations, remplacements, avec date, intervenants et références des pièces (art. R4323-19, arrêté du 2 mars 2004). L'historique Substock y aide : vérifiez ces mentions.
Source : Code du travail — art. R4323-19Équipement loué : conforme au départ, maintenu conforme
Un équipement loué doit être conçu pour ne pas exposer à un risque (art. L4311-1) ; d'occasion, il est remis au preneur avec un certificat de conformité (R4313-14). Quel que soit l'utilisateur, il est maintenu en état de conformité (R4322-1). Substock permet d'immobiliser la machine non conforme jusqu'à la levée de réserve.
Source : Code du travail — art. R4322-1Autorisation de conduite délivrée par l'employeur
Grues, chariots à conducteur porté, nacelles (PEMP) et engins de chantier exigent une autorisation de conduite délivrée par l'employeur de chaque conducteur (art. R4323-56). Le CACES n'est pas obligatoire mais aide à la délivrer. Pour vos chauffeurs qui chargent les machines, Substock garde CACES et autorisations avec leur date.
Source : INRS — dispositions relatives au CACESInformations générales à vérifier avec les textes en vigueur et votre organisme de contrôle ; Substock aide à suivre les échéances mais ne se substitue pas aux obligations du loueur ni à celles de l'employeur utilisateur.
Ce que Substock fait pour votre parc, et ce qu'il laisse à votre logiciel de location
Un logiciel de location gère contrats, tarifs, devis et factures. Substock tient le parc physique : où est chaque machine, dans quel état elle revient, ce qui part à l'atelier et ce qui doit passer en VGP.
Ce que Substock gère
- Chaque machine suivie : n° de série, QR code, emplacement, état
- Départs et retours scannés, état au retour, validation signée
- Atelier : entretien tracé, pièces détachées en stock, immobilisation
- VGP et contrôles périodiques avec rapports joints et alertes
- Transferts entre agences, planning des livraisons, inventaire
Ce qu’il ne fait pas
- Pas de contrats de location, de tarifs ni de devis
- Pas de facturation, de cautions ni de suivi des paiements
- Pas de réservation en ligne ni de calendrier de réservation client
- Pas de portail client ni de géolocalisation des machines
Gardez votre logiciel de location pour les contrats, les tarifs et la facturation. Substock s'utilise à côté, pour que le parc physique corresponde à ce que vous louez.
Questions fréquentes sur la gestion d'un parc de location
Les questions que posent les loueurs et les responsables de centrale matériel avant de confier le suivi de leur parc à Substock.
Substock est-il un logiciel de location de matériel ?
Non. Substock ne gère ni contrats de location, ni tarifs, ni devis, ni facturation, ni cautions, ni réservation en ligne. Il s'utilise à côté de votre logiciel de location pour tenir le parc physique : où est chaque machine, dans quel état elle revient, ce qui part à l'atelier et ce qui doit passer en VGP avant de repartir.
Comment suivre une machine qui se trouve chez un client ?
Le chantier ou le site du client est créé comme un emplacement. À la sortie, la machine y est affectée par scan, avec sa date de retour attendue. Vous voyez ce qui se trouve sur chaque site et ce qui doit rentrer. Substock n'offre pas de portail client : le suivi est tenu par vos équipes, au dépôt et sur la route.
Que se passe-t-il quand une machine revient abîmée ?
Au retour, la machine est scannée et son état noté. Abîmée ou incomplète, elle est transférée vers l'emplacement « Atelier » : le comptoir voit qu'elle n'est pas prête à repartir. Une non-conformité relevée en VGP peut aussi l'immobiliser jusqu'à la levée de réserve. Le dommage facturé au client reste dans votre logiciel de location.
Peut-on gérer une location interne entre la centrale matériel et les chantiers ?
Oui. La centrale matériel est un dépôt, chaque agence ou chantier un emplacement. Les chefs de chantier demandent depuis leur mobile, la centrale valide, prépare et sort la machine. Chaque chantier voit ce qu'il détient ; au repli, les retours sont scannés. Le calcul et la refacturation des loyers internes ne sont pas gérés par Substock.
Comment gérer la VGP d'une nacelle louée pour plusieurs mois ?
Créez une famille « nacelles » avec une périodicité de 6 mois et l'organisme de contrôle. Substock alerte avant l'échéance, même si la nacelle est chez un client : vous savez où elle se trouve et pouvez organiser la vérification ou la reprise. Le rapport est joint à la fiche, et une non-conformité peut immobiliser la machine.
Les consommables fournis ou vendus avec la location sont-ils suivis ?
Oui, en stock quantitatif : disques diamant, forets, carburant, cartouches, huile, avec des quantités par agence et des seuils d'alerte. Les sorties sont tracées vers l'emplacement du chantier concerné. Leur prix de vente et leur facturation restent dans votre logiciel de location.
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Importez votre parc depuis Excel, collez un QR code sur chaque machine et scannez vos prochains départs et retours. Votre logiciel de location reste en place ; Substock suit le parc physique.