L'inventaire physique est le comptage manuel et sur site des quantités réellement présentes, par opposition aux quantités affichées par le système. Il sert à mesurer l'écart entre stock théorique et stock réel, puis à corriger les données et à identifier les causes de dérive.
Ce que le comptage révèle en plus des manques. Les campagnes d'inventaire menées dans Substock ont fait remonter 163 unités présentes physiquement mais absentes du système, et 14,8 % des écarts correspondent à du matériel trouvé là où il n'était pas attendu.
Un inventaire physique ne sert donc pas seulement à constater ce qui manque : une part significative de sa valeur vient de ce qu'il fait réapparaître.
Échantillon : 3 564 lignes comptées, 25 campagnes, 7 organisations. Relevé du 26 juillet 2026.
Aussi automatisé que soit un système de gestion, il reste une image de la réalité, pas la réalité. L'inventaire physique est le seul moment où l'on confronte les deux. Il se pratique par comptage intégral une fois par an, ou par comptages partiels répétés dans le cadre d'un inventaire tournant.
La qualité d'un inventaire physique tient à trois règles : figer les mouvements pendant le comptage, compter à l'aveugle (sans afficher la quantité attendue, sinon le comptable confirme mécaniquement le chiffre du système), et faire recompter par une seconde personne toute ligne présentant un écart.
Au-delà de l'obligation comptable, c'est un révélateur d'organisation : les zones où les écarts se concentrent sont presque toujours celles où les procédures de sortie sont les plus floues.
Un atelier compte à l'aveugle, sans afficher la quantité attendue. Les écarts se concentrent sur les consommables laissés en libre-service près des postes : le problème n'est pas le comptage, c'est l'absence de déclaration de prise.
