L'affectation de matériel est l'opération qui associe un équipement à un utilisateur, une équipe, un véhicule ou un site, pour une période donnée. Elle établit une responsabilité nominative et constitue la base du suivi de localisation d'un parc dispersé.
Une affectation répond à quatre éléments : quel matériel, à qui, où, et jusqu'à quand. Le dernier point est celui que l'on néglige le plus souvent, et c'est pourtant lui qui transforme une affectation en outil de pilotage : sans date de retour attendue, aucune relance n'est possible et le matériel reste indéfiniment sorti.
Il faut distinguer l'affectation permanente, où un équipement est rattaché durablement à une équipe ou à un véhicule, de l'affectation temporaire, liée à un chantier ou à une intervention. Les deux appellent des règles différentes : la première se contrôle par inventaire périodique, la seconde par date de retour.
C'est le mécanisme qui répond à la question la plus fréquente en gestion de parc : qui a la disqueuse. Sans affectation tracée, la réponse coûte un appel téléphonique par matériel recherché.
Un matériel est affecté à un chantier plutôt qu'à une personne, et sans date de retour. Deux mois plus tard, personne ne sait qui l'a pris ni quand il devait revenir : l'affectation existait, la responsabilité non.
