Un bon de sortie est le document qui enregistre le retrait d'un matériel ou d'un consommable du stock. Il identifie l'article, la quantité, la personne qui le prend, la destination et la date, et constitue la pièce justifiant le mouvement en cas d'écart d'inventaire.
Le bon de sortie est le point de bascule de la responsabilité : avant, le matériel relève du dépôt ; après, de la personne ou du chantier destinataire. C'est cette bascule, plus que le document lui-même, qui produit l'effet observé sur les pertes.
Un bon utile comporte cinq informations : l'article et sa quantité, le bénéficiaire nommé, la destination, la date, et pour les équipements durables la date de retour attendue. Le motif de sortie mérite d'y figurer : il permet de distinguer une consommation d'un prêt ou d'un transfert.
La version papier fonctionne mais souffre de deux faiblesses : elle est saisie après coup, souvent en fin de semaine, et elle n'est pas exploitable statistiquement. La version mobile, remplie au moment du retrait, supprime le décalage et alimente directement le stock.
Un dépôt passe du carnet papier rempli en fin de semaine à la saisie au moment du retrait. Le stock affiché cesse d'être faux du lundi au vendredi, et les achats d'urgence déclenchés sur des quantités fantômes s'arrêtent.
