Un matériel fantôme est un équipement qui figure encore dans l'inventaire ou dans le fichier des immobilisations alors qu'il n'existe plus physiquement : perdu, volé, détruit ou réformé sans être sorti des registres. Il fausse la valeur du parc et les décisions d'achat.
Le phénomène inverse existe aussi. Dans les inventaires menés via Substock, 14,8 % des écarts correspondent à du matériel trouvé et non attendu, et 163 unités présentes sur le terrain n'existaient dans aucun registre.
Le registre dérive donc dans les deux sens : il conserve des biens disparus et ignore des biens acquis. C'est le rapprochement périodique, pas le comptage seul, qui corrige les deux.
Échantillon : 391 écarts et 163 unités non identifiées, 25 campagnes, 7 organisations. Relevé du 26 juillet 2026.
Le phénomène est mécanique : les entrées sont enregistrées parce qu'elles s'accompagnent d'une facture, les sorties ne le sont pas parce que rien ne les déclenche. Au fil des années, l'écart s'accumule. Les études sur les parcs d'actifs situent couramment la proportion de matériels fantômes entre 10 et 30 % des lignes d'inventaire.
Les conséquences sont concrètes : on continue de payer une assurance et parfois une maintenance sur des biens inexistants, on amortit des immobilisations disparues, et surtout on prend des décisions d'investissement sur un parc théorique plus fourni que le parc réel.
Le seul remède est le rapprochement périodique entre l'inventaire physique et les registres, assorti d'une procédure de sortie effectivement appliquée lors des réformes, cessions et sinistres.
Un équipement réformé est sorti du terrain mais reste dans les registres. On continue de l'assurer, de l'amortir, et on dimensionne les investissements sur un parc théorique plus fourni que le parc réel.
