Bon de commande
Un bon de commande est le document par lequel un acheteur formalise sa commande auprès d'un fournisseur : références, quantités, prix, délai et conditions de livraison. Une fois accepté, il engage contractuellement les deux parties et sert de référence au contrôle de la facture.
En détail
Le bon de commande occupe la première place d'un enchaînement en trois documents : bon de commande, bon de livraison, facture. Le rapprochement de ces trois pièces est le contrôle de base des achats. Il permet de détecter les livraisons partielles facturées en totalité, les prix différents de ceux négociés et les articles livrés non commandés.
Un bon de commande complet mentionne l'identification des parties, un numéro unique, les références et quantités, le prix unitaire et total, le délai et le lieu de livraison, et les conditions de règlement. Le numéro unique est ce qui rend le rapprochement automatisable.
Dans les organisations de terrain, la principale source de dérive n'est pas l'absence de bon de commande mais les commandes passées directement par téléphone depuis le chantier, sans référence, qui ressurgissent en fin de mois sous forme de factures que personne ne peut rapprocher.
Pour aller plus loin : voir la gestion des commandes fournisseurs et réceptions dans Substock, reliée au stock réel par dépôt ou chantier.
Exemple concret
Une part des factures fournisseurs ne correspond à aucun bon de commande, parce que les commandes ont été passées par téléphone depuis le terrain. Le rapprochement devient manuel, et les écarts de prix passent inaperçus.
Erreurs fréquentes
- Autoriser des commandes verbales sans numéro de bon de commande rattachable.
- Ne pas rapprocher systématiquement commande, livraison et facture.
- Clôturer un bon de commande sur la facture plutôt que sur la réception effective.