Le numéro de série est l'identifiant unique attribué par le fabricant à un exemplaire précis d'un équipement. Contrairement à la référence commerciale, partagée par tous les exemplaires d'un modèle, il permet de distinguer et de suivre chaque unité individuellement.
Le numéro de série est la clé du suivi unitaire. Sans lui, dix perceuses identiques ne sont qu'une ligne de stock avec une quantité ; avec lui, ce sont dix objets distincts, chacun avec son historique d'affectation, ses contrôles et ses réparations.
Il ne doit pas être confondu avec le numéro d'inventaire interne, que l'entreprise attribue elle-même et qui reste stable même si l'étiquette d'origine du fabricant devient illisible. La bonne pratique consiste à enregistrer les deux et à établir la correspondance : le numéro de série fait foi vis-à-vis du fabricant, de l'assurance et en cas de vol, le numéro interne sert au quotidien.
C'est aussi le numéro de série qui conditionne la valeur d'un dépôt de plainte et les chances de restitution après un vol, ainsi que le rattachement des contrôles réglementaires au bon exemplaire.
Après un vol sur chantier, seuls quelques équipements disposaient d'un numéro de série enregistré. Les autres n'ont pas pu être déclarés précisément : sans identification opposable, la plainte et l'indemnisation perdent leur objet.
