Fiche de stock : définition, modèle et exemple pour un suivi fiable
Tous les dépôts connaissent la scène. À 7h30, un chef d'équipe appelle : « il reste de la gaine ICTA au dépôt ? ». Le magasinier croit que oui, il y en avait un touret la semaine dernière. Sur place, plus rien : tout est parti vendredi sur un autre chantier et personne ne l'a noté. Il faut faire un aller-retour au négoce, l'équipe attend, et la matinée est facturée à perte. La fiche de stock sert à éviter ça : un document par référence, qui enregistre chaque entrée, chaque sortie et le solde restant.
Chez les électriciens, la même question revient pour chaque touret entamé : combien de mètres de câble restent au dépôt, et quel appareillage est déjà chargé dans les fourgons. Voir notre page logiciel pour électriciens.
Ce guide définit la fiche de stock, détaille les colonnes qu'elle doit contenir et montre un exemple rempli pour un dépôt BTP. Il explique ensuite les méthodes de valorisation (CUMP, PEPS), la mise en place en 5 étapes, et les limites du papier et d'Excel constatées sur le terrain.
Télécharger le modèle Excel (.xlsx, 23 Ko)
Qu'est-ce qu'une fiche de stock ?
La fiche de stock (ou fiche de suivi de stock) est le document qui retrace la vie d'une référence dans le stock : chaque entrée (livraison fournisseur, retour de chantier), chaque sortie (affectation à un chantier, consommation, casse), la date et le motif du mouvement, et le stock restant après chaque ligne. Il en existe une par article suivi : une fiche pour la gaine ICTA 25 mm, une pour les disques diamant 230, une pour les cartouches de silicone.
C'est un document de mouvements, pas un simple compteur. Savoir qu'il reste 65 mètres de gaine est utile. Savoir que 60 mètres sont sortis le 22 pour le chantier Dupont, et qui les a pris, l'est beaucoup plus le jour où le chiffre ne colle pas.
À quoi sert-elle concrètement ?
- Connaître le disponible sans se déplacer : le conducteur de travaux sait ce qu'il peut prévoir pour son chantier sans appeler le dépôt.
- Déclencher le réapprovisionnement au bon moment : le seuil d'alerte inscrit sur la fiche évite la rupture de consommables, première cause d'arrêts de production évitables sur chantier.
- Valoriser le stock : la fiche porte les quantités et les prix d'entrée, base du calcul comptable (CUMP ou PEPS, voir plus bas).
- Expliquer les écarts d'inventaire : quand le comptage physique ne correspond pas au théorique, l'historique des mouvements est le seul moyen de retrouver la cause.
Fiche de stock, fiche article, fiche d'inventaire : ne pas confondre
| Document | Ce qu'il contient | Quand il vit |
|---|---|---|
| Fiche article | Les caractéristiques fixes d'une référence : désignation, unité, fournisseur, prix, emplacement | Créée une fois, mise à jour rarement |
| Fiche de stock | Les mouvements : entrées, sorties, solde après chaque ligne | Mise à jour à chaque mouvement |
| Fiche d'inventaire | Le résultat d'un comptage physique à une date donnée, avec les écarts constatés | Produite à chaque campagne d'inventaire |
Les trois se complètent : la fiche article décrit, la fiche de stock suit, la fiche d'inventaire vérifie. Notre guide sur la gestion des stocks en entreprise détaille la même logique.
Ce que les fiches contiennent réellement : les deux champs du magasinier, la photo et le seuil, sont remplis une fois sur trois. Espaces de travail Substock, 14 août 2026
Que contient une fiche de stock ? Les colonnes indispensables
Un bon modèle tient en deux blocs : un en-tête qui identifie l'article et un tableau de mouvements. Voici les champs à prévoir, ni plus ni moins :
| Champ | Contenu | Pourquoi c'est utile |
|---|---|---|
| Référence | Code interne ou code-barres de l'article | Évite les confusions entre variantes proches (25 mm vs 32 mm) |
| Désignation | Nom clair de l'article | Compréhensible par tous, pas seulement le magasinier |
| Unité | Mètre, pièce, carton, sac… | Première source d'écarts : compter des cartons sur une fiche en pièces |
| Emplacement | Allée, étagère, zone du dépôt | Le mauvais emplacement est la cause n°1 des écarts d'inventaire |
| Seuil d'alerte | Quantité qui déclenche la commande | Transforme la fiche en outil de réapprovisionnement |
| Date du mouvement | Jour de l'entrée ou de la sortie | Sert à reconstituer l'historique |
| Motif / destination | Livraison, chantier destinataire, retour, casse | Relie chaque mouvement à une cause vérifiable |
| N° de bon | Bon de réception ou bon de sortie associé | Chaque ligne s'appuie sur une pièce justificative |
| Entrée / Sortie | Quantité entrée ou sortie | Le cœur de la fiche |
| Stock restant | Solde après le mouvement | La réponse à « combien il en reste ? » |
| Qui | Nom ou visa de la personne qui saisit | Responsabilise et permet de poser la bonne question au bon endroit |
Sur les fiches valorisées, on ajoute deux colonnes : le prix unitaire d'entrée et la valeur du stock restant. Ces onze champs, plus les deux colonnes de valorisation, sont ceux du modèle Excel à télécharger en début d'article.
Exemple de fiche de stock remplie (dépôt BTP)
Voici la fiche d'un consommable classique sur un mois de mouvements, dans un dépôt fictif :
| Date | Motif / destination | N° bon | Entrée | Sortie | Stock | Qui |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 02/07 | Livraison fournisseur | BR-1042 | +12 | 12 | Magasinier | |
| 08/07 | Chantier Résidence des Cèdres | BS-2210 | −4 | 8 | Magasinier | |
| 15/07 | Chantier rue Pasteur | BS-2218 | −3 | 5 | Chef de dépôt | |
| 22/07 | Retour chantier Cèdres (non posé) | BS-2210-R | +1 | 6 | Magasinier | |
| 29/07 | Chantier rue Pasteur | BS-2231 | −3 | 3 — seuil atteint | Chef de dépôt |
Trois choses à remarquer dans cet exemple, parce qu'elles font la différence entre une fiche décorative et une fiche utile :
- Chaque ligne renvoie à un bon. La sortie du 08/07 s'appuie sur un bon de sortie de matériel, l'entrée du 02/07 sur un bon de réception contrôlé à la livraison fournisseur. Une fiche sans pièces justificatives ne vaut que ce que vaut la mémoire de celui qui l'a remplie.
- Le retour du 22/07 est tracé. C'est le mouvement que tout le monde oublie : le matériel non posé qui revient au dépôt. Non enregistré, il fausse le stock dans l'autre sens et on rachète ce qu'on possède déjà.
- Le seuil d'alerte a parlé le 29/07. Stock à 3, seuil à 4 : la commande part le jour même, pas le jour où le bac est vide. C'est le principe du suivi des consommables sans rupture.
CUMP, PEPS, DEPS : comment valoriser le stock sur la fiche
Dès qu'on porte les prix sur la fiche, une question se pose : à quel coût sortir un article acheté à des prix différents selon les livraisons ? Trois méthodes existent :
| Méthode | Principe | À savoir |
|---|---|---|
| CUMP (coût unitaire moyen pondéré) | Chaque entrée recalcule un prix moyen ; toutes les sorties se font à ce prix moyen | La plus utilisée en PME : simple, lisse les variations de prix |
| PEPS / FIFO (premier entré, premier sorti) | Les sorties sont valorisées au prix des lots les plus anciens | Logique pour les produits à péremption (colles, silicones, peintures) |
| DEPS / LIFO (dernier entré, premier sorti) | Les sorties sont valorisées au prix des lots les plus récents | Non admise par l'administration fiscale française pour la valorisation des stocks |
Exemple CUMP en deux lignes : 10 couronnes achetées à 20 € puis 5 à 23 € donnent un stock de 15 couronnes à 21 € de moyenne pondérée ((10×20 + 5×23) ÷ 15). Toute sortie est ensuite comptée à 21 €, jusqu'à la prochaine entrée qui recalcule la moyenne. C'est ce chiffre qui alimente le bilan et le calcul des coûts de chantier.
Comment créer une fiche de stock en 5 étapes
- Choisir les références à suivre. Tout ne mérite pas une fiche. Commencez par ce qui coûte cher, ce qui bloque un chantier en cas de rupture, et ce qui disparaît : consommables courants, EPI, petit outillage sensible. Une fiche tenue sur 80 références vaut mieux que 800 fiches à l'abandon.
- Définir le modèle et l'unité. Reprenez les colonnes du tableau ci-dessus (ou partez du modèle Excel gratuit), tranchez une fois pour toutes l'unité de comptage (couronne ou mètre, carton ou pièce) et écrivez-la sur la fiche. Les écarts d'unité sont indétectables a posteriori.
- Fixer le stock initial par comptage réel. Jamais de mémoire, jamais « environ ». Une fiche qui démarre sur un chiffre faux produira des écarts inexplicables pendant des mois.
- Enregistrer chaque mouvement au moment où il a lieu. La règle qui fait tout : pas de bon, pas de sortie ; pas de saisie différée. Une fiche remplie le vendredi de mémoire est déjà fausse le vendredi soir.
- Contrôler régulièrement. La fiche donne un théorique ; seul un comptage physique le vérifie. Un inventaire tournant, avec quelques références comptées chaque semaine, suffit à garder la fiche fiable sans fermer le dépôt.
Les 4 documents de gestion des stocks (et où se place la fiche)
La fiche de stock ne vit pas seule. Elle consolide trois documents qui la nourrissent :
- Le bon de commande : ce qui a été demandé au fournisseur, en quelle quantité et à quel prix.
- Le bon de livraison / réception : ce qui est réellement entré au dépôt, après contrôle des quantités et de l'état.
- Le bon de sortie : ce qui quitte le stock, pour quel chantier, pris par qui, avec quelle date de retour prévue le cas échéant.
- La fiche de stock : la synthèse, référence par référence, de tous ces mouvements, avec le solde disponible.
Quand un écart apparaît sur la fiche, c'est presque toujours dans l'un des trois premiers documents que se trouve l'explication : une réception jamais contrôlée, une sortie sans bon, un retour non enregistré.
Tableau de gestion des stocks sur Excel : de la fiche au tableau de bord
La fiche de stock suit une référence. Dès qu'on gère quelques dizaines d'articles, il faut une vue d'ensemble : c'est le tableau de gestion des stocks, une ligne par référence avec son stock actuel, son seuil d'alerte et ce qu'il faut commander. Sur Excel, il tient en trois onglets :
- Articles : référence, désignation, unité, emplacement, fournisseur, seuil d'alerte et quantité à recommander.
- Mouvements : un journal unique où chaque entrée et chaque sortie occupe une ligne (date, référence, quantité positive en entrée et négative en sortie, motif, n° de bon, qui). C'est lui qui remplace la pile de fiches.
- Tableau de bord : pour chaque référence, le stock calculé à partir du journal (par exemple
=SOMME.SI(Mouvements!B:B;A2;Mouvements!C:C)si la colonne B contient la référence et la colonne C la quantité), l'écart au seuil et un statut « À commander » mis en évidence par une mise en forme conditionnelle.
Ce tableau fonctionne tant qu'une seule personne le tient et que les mouvements sont saisis le jour même. Notre modèle Excel gratuit fournit la fiche par référence avec stock restant, CUMP et statut « À commander » ; pour un stock réparti entre dépôt, fourgons et chantiers, les limites décrites ci-dessous arrivent vite.
Papier, Excel ou logiciel : les limites de la fiche de stock classique
Sur un petit stock à site unique, une fiche papier au mur du magasin ou un classeur Excel bien tenu font le travail. Mais trois situations, très courantes dans les entreprises de travaux, font dérailler le système :
- Les mouvements ont lieu loin de la fiche. La sortie se fait à 7h du matin au dépôt, le retour à 18h depuis un fourgon. Si la fiche est dans un classeur au bureau, la saisie sera différée, donc partielle, donc fausse.
- Plusieurs personnes saisissent. Sur Excel, cela finit en trois versions du fichier, dont personne ne sait laquelle fait foi. Le comparatif Excel vs logiciel d'inventaire détaille ce point de bascule.
- Le stock est éclaté. Un dépôt, cinq chantiers, des fourgons : une fiche par article et par lieu multiplie les documents jusqu'à l'abandon. C'est le moment où la fiche cesse d'être un outil et devient une corvée.
Un logiciel de gestion de stock reprend la logique de la fiche (mouvements datés, motifs, soldes, seuils), mais la saisie se fait au moment du mouvement, par scan d'un code-barres sur mobile, au dépôt comme sur le chantier. La fiche de chaque référence se remplit toute seule, à jour en temps réel, avec l'historique complet et les alertes de seuil automatiques.
FAQ — Fiche de stock
C'est quoi une fiche de stock ?
C'est le document qui enregistre, pour une référence donnée, toutes les entrées et sorties de stock avec le solde restant après chaque mouvement. Elle indique en permanence la quantité théoriquement disponible, sert de base au réapprovisionnement, à la valorisation comptable et à l'analyse des écarts d'inventaire.
Comment créer une fiche de stock ?
Choisissez les références à suivre, définissez le modèle (en-tête d'identification + tableau de mouvements avec date, motif, n° de bon, entrée, sortie, stock restant), fixez le stock initial par un comptage physique, puis enregistrez chaque mouvement au moment où il a lieu. Vérifiez régulièrement le théorique par des comptages tournants.
Quels sont les 4 documents de gestion des stocks ?
Le bon de commande, le bon de livraison (ou de réception), le bon de sortie et la fiche de stock. Les trois premiers justifient les mouvements ; la fiche de stock les consolide référence par référence et affiche le solde disponible.
Quels sont les trois types de stocks ?
Matières premières et consommables, en-cours, et produits finis. Dans une entreprise de travaux, on y ajoute en pratique le parc de matériel durable (outillage, machines, engins), qui ne se consomme pas mais se suit avec les mêmes documents de mouvement.
Qui doit remplir la fiche de stock ?
La personne qui constate physiquement le mouvement : magasinier ou chef de dépôt pour les entrées/sorties du dépôt, chef d'équipe pour les consommations sur chantier. Un seul document de référence par article, mis à jour au moment du mouvement, jamais plusieurs fichiers parallèles.
Quelle différence entre fiche de stock et inventaire ?
La fiche de stock suit les mouvements au fil de l'eau et donne un stock théorique ; l'inventaire est le comptage physique qui vérifie ce théorique à une date donnée. Sans fiche, l'inventaire ne peut pas expliquer les écarts ; sans inventaire, la fiche dérive lentement de la réalité.
Comment faire un tableau de gestion des stocks sur Excel ?
Créez trois onglets : un onglet Articles (référence, désignation, emplacement, seuil d'alerte), un onglet Mouvements où chaque entrée et chaque sortie est saisie sur une ligne avec une quantité signée, et un tableau de bord qui calcule le stock de chaque référence avec SOMME.SI et signale en couleur les articles passés sous leur seuil.
L'essentiel à retenir
La fiche de stock est le plus vieux et le plus rentable des outils de gestion de stock : une référence, des mouvements datés et justifiés, un solde. Bien tenue, elle répond aux trois questions qui coûtent cher quand on n'y répond pas : combien il en reste, quand recommander, où est passé l'écart.
Commencez simple : quelques dizaines de références critiques, un modèle unique, un stock initial compté pour de vrai, et la règle « pas de bon, pas de mouvement ». Dès que le stock s'éclate entre dépôt, chantiers et fourgons, passez au numérique : la logique de la fiche reste la même, mais elle se remplit toute seule et redevient juste.
